Kế Toán Tiền Lương Và BHXH 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là phần việc gắn liền với quyền lợi người lao động, đồng thời tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế và pháp lý nếu doanh nghiệp hạch toán sai. Bài viết dưới đây hệ thống hóa toàn bộ quy trình kế toán tiền lương, BHXH năm 2026 theo hướng dễ áp dụng thực tế.
1. Các khoản mục trong bảng lương doanh nghiệp cần nắm
Bảng lương hàng tháng thường gồm: lương cơ bản theo hợp đồng, phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm), lương làm thêm giờ, thưởng hiệu suất và các khoản khấu trừ như BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN. Kế toán cần phân loại rõ khoản nào chịu thuế TNCN, khoản nào được miễn (ví dụ phụ cấp ăn trưa trong định mức, tiền công tác phí có chứng từ hợp lệ) để tránh tính thiếu hoặc thừa thuế phải nộp.
2. Cách tính và hạch toán BHXH, BHYT, BHTN năm 2026
Mức đóng BHXH bắt buộc hiện nay là 25,5% trên quỹ lương tham gia bảo hiểm, trong đó doanh nghiệp đóng 17,5% (BHXH 14%, BHYT 3%, BHTN 1%… tùy thời điểm áp dụng) và người lao động đóng 8%. Doanh nghiệp cần đối chiếu mức lương đóng BHXH không thấp hơn lương tối thiểu vùng và không vượt trần 20 lần lương cơ sở. Khi hạch toán, phần doanh nghiệp đóng ghi nhận vào chi phí (Nợ TK 622, 641, 642 – Có TK 3383, 3384, 3386), phần người lao động đóng khấu trừ trực tiếp vào lương (Nợ TK 334 – Có TK 3383, 3384, 3386).
3. Quy trình khấu trừ thuế TNCN từ lương
Sau khi trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc, thu nhập chịu thuế được tính bằng tổng thu nhập trừ giảm trừ gia cảnh bản thân, người phụ thuộc và các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có). Doanh nghiệp áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần để khấu trừ tạm tính hàng tháng, sau đó tổng hợp quyết toán vào cuối năm. Sai sót phổ biến là quên cập nhật đăng ký người phụ thuộc mới hoặc tính nhầm mốc thu nhập chịu thuế khi có biến động lương giữa kỳ.
4. Những lỗi thường gặp khi hạch toán lương và BHXH
Ba lỗi phổ biến nhất doanh nghiệp hay mắc phải: một là chậm nộp hồ sơ tăng/giảm lao động tham gia BHXH khiến phát sinh truy thu hoặc phạt chậm đóng; hai là hạch toán sai kỳ chi phí lương (ghi nhận chi phí tháng này nhưng chưa chi trả, không trích lập dự phòng đúng quy định); ba là không lưu đủ hồ sơ chứng minh phụ cấp không chịu thuế khi quyết toán, dẫn đến bị loại chi phí và truy thu thuế TNDN. Doanh nghiệp nên rà soát bảng lương hàng tháng song song với báo cáo BHXH điện tử để phát hiện chênh lệch kịp thời.
5. Doanh nghiệp nên tự làm hay thuê dịch vụ kế toán lương?
Với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, biến động thường xuyên (tuyển mới, nghỉ việc, tăng ca), việc thuê ngoài dịch vụ kế toán tiền lương giúp giảm rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự nội bộ. Đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp sẽ cập nhật kịp thời các thay đổi về mức đóng bảo hiểm, biểu thuế TNCN và đảm bảo hồ sơ lưu trữ đầy đủ phục vụ thanh tra, quyết toán.
Câu Hỏi Thường Gặp
Lương thử việc có phải đóng BHXH không?
Nếu hợp đồng thử việc được ký riêng (không phải hợp đồng lao động chính thức) thì không bắt buộc đóng BHXH. Tuy nhiên nếu nội dung thử việc được quy định trong hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên, doanh nghiệp vẫn phải đóng BHXH theo quy định.
Phụ cấp ăn trưa có tính vào thu nhập chịu thuế TNCN không?
Phụ cấp ăn giữa ca, ăn trưa được miễn thuế TNCN nếu không vượt mức 730.000 đồng/người/tháng (theo quy định hiện hành), phần vượt mức sẽ tính vào thu nhập chịu thuế.
Doanh nghiệp chậm đóng BHXH bị xử phạt như thế nào?
Doanh nghiệp chậm đóng sẽ bị tính lãi chậm đóng theo lãi suất đầu tư quỹ BHXH, đồng thời có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm, tối đa không quá 75 triệu đồng.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác và cập nhật liên tục theo quy định mới. Sai sót trong khâu này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động mà còn kéo theo rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt BHXH. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hoặc triển khai dịch vụ kế toán tiền lương chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với iGlobal.
👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
