Kế Toán Tiền Lương Và BHXH 2026: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

Kế toán tiền lương và BHXH là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất mà doanh nghiệp phải thực hiện hàng tháng. Năm 2026 có nhiều thay đổi quan trọng về mức lương tối thiểu vùng, tỷ lệ đóng BHXH và quy định về thuế TNCN từ tiền lương. Bài viết hướng dẫn đầy đủ nghiệp vụ kế toán tiền lương, cách tính lương, các khoản trích BHXH-BHYT-BHTN và quyết toán thuế TNCN để kế toán doanh nghiệp nắm vững và thực hiện đúng quy định năm 2026.

1. Mức Lương Tối Thiểu Vùng Năm 2026

Từ ngày 01/07/2026, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh tăng theo Nghị định mới nhất. Dưới đây là các mức áp dụng:

• Vùng I (Hà Nội, TP.HCM, các quận nội thành): 4.960.000 đồng/tháng
• Vùng II (Các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, đô thị loại I): 4.410.000 đồng/tháng
• Vùng III (Các thành phố, thị xã còn lại): 3.860.000 đồng/tháng
• Vùng IV (Các huyện, xã vùng nông thôn): 3.450.000 đồng/tháng

Lưu ý: Lương tối thiểu vùng là căn cứ để tính mức đóng BHXH tối thiểu và không phải là mức lương doanh nghiệp bắt buộc phải trả. Mức lương thực trả phải bằng hoặc cao hơn lương tối thiểu vùng.

2. Tỷ Lệ Đóng BHXH, BHYT, BHTN Năm 2026

Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc năm 2026 vẫn duy trì mức như sau:

2.1 Phần Doanh Nghiệp Đóng (Tính Vào Chi Phí):

• BHXH: 17,5% lương đóng bảo hiểm
• BHYT: 3% lương đóng bảo hiểm
• BHTN: 1% lương đóng bảo hiểm
• Tổng: 21,5%

2.2 Phần Người Lao Động Đóng (Trừ Vào Lương):

• BHXH: 8% lương đóng bảo hiểm
• BHYT: 1,5% lương đóng bảo hiểm
• BHTN: 1% lương đóng bảo hiểm
• Tổng: 10,5%

Lương tối đa để tính đóng BHXH, BHTN = 20 lần mức lương cơ sở (từ 01/07/2024: 20 x 2.340.000 = 46.800.000 đồng/tháng). Lương tối đa tính đóng BHYT = 20 lần mức lương cơ sở.

3. Công Thức Tính Lương Thực Nhận

Công thức tổng quát để tính lương thực nhận của người lao động:

Lương thực nhận = Lương gross – Phần NLĐ đóng BH – Thuế TNCN

Ví dụ thực tế: Nhân viên có lương gross 15 triệu đồng/tháng, làm việc tại TP.HCM (Vùng I):

• Phần NLĐ đóng BHXH: 15.000.000 x 8% = 1.200.000 đồng
• Phần NLĐ đóng BHYT: 15.000.000 x 1,5% = 225.000 đồng
• Phần NLĐ đóng BHTN: 15.000.000 x 1% = 150.000 đồng
• Tổng các khoản trừ BH: 1.575.000 đồng
• Thu nhập tính thuế TNCN: 15.000.000 – 1.575.000 – 11.000.000 (giảm trừ bản thân) = 2.425.000 đồng
• Thuế TNCN: 2.425.000 x 5% = 121.250 đồng (bậc 1)
• Lương thực nhận: 15.000.000 – 1.575.000 – 121.250 = 13.303.750 đồng

Lưu ý: Từ 2026, mức giảm trừ gia cảnh bản thân tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng theo Luật Thuế TNCN sửa đổi.

4. Hạch Toán Kế Toán Tiền Lương Và BHXH

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, kế toán hạch toán tiền lương và BHXH như sau:

4.1 Hạch toán tiền lương phải trả:

Nợ TK 641/642/622/627 (tùy bộ phận)
Có TK 334 – Phải trả người lao động

4.2 Hạch toán phần doanh nghiệp đóng BH:

Nợ TK 641/642/622/627
Có TK 3383 (BHXH) / 3384 (BHYT) / 3386 (BHTN)

4.3 Hạch toán trừ BH phần NLĐ vào lương:

Nợ TK 334
Có TK 3383/3384/3386

4.4 Hạch toán thuế TNCN khấu trừ:

Nợ TK 334
Có TK 3335 – Thuế TNCN phải nộp

4.5 Khi nộp tiền BHXH và thuế:

Nợ TK 3383/3384/3386/3335
Có TK 111/112

5. Thời Hạn Nộp BHXH Và Khai Thuế TNCN

Doanh nghiệp cần nắm rõ deadline để tránh phạt chậm nộp:

• Nộp BHXH hàng tháng: Chậm nhất ngày cuối tháng (đối với DN nộp theo tháng)
• Khai thuế TNCN hàng tháng/quý: Chậm nhất ngày 20 tháng sau (nếu khai tháng) hoặc ngày 30 tháng đầu quý sau (nếu khai quý)
• Quyết toán thuế TNCN năm 2025: Hạn 30/04/2026
• Nộp tiền BHXH cho nhân viên mới: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động

Phạt chậm nộp BHXH: 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp. Phạt chậm nộp thuế TNCN: 0,03%/ngày.

6. Các Khoản Thu Nhập Không Chịu Thuế TNCN

Kế toán cần phân biệt rõ các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN để tính thuế chính xác:

• Phụ cấp độc hại, nguy hiểm, thu hút theo quy định nhà nước
• Tiền ăn ca không quá 730.000 đồng/người/tháng
• Phụ cấp điện thoại theo quy định công ty (phần hợp lý)
• Trợ cấp thôi việc, mất việc làm theo Bộ luật Lao động
• Thu nhập từ làm thêm giờ ban đêm phần trả cao hơn ngày bình thường
• Trợ cấp khó khăn đột xuất, tai nạn lao động theo quy định

7. Sai Lầm Phổ Biến Trong Kế Toán Tiền Lương

Qua quá trình kiểm toán hàng trăm doanh nghiệp, iGlobal nhận thấy các lỗi sau xuất hiện thường xuyên nhất:

• Không đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc đúng hạn (trước ngày 31/01)
• Tính sai lương đóng BHXH (dùng lương thực tế thay vì lương ghi trên HĐLĐ)
• Bỏ sót các khoản phụ cấp phải đóng BHXH theo quy định
• Không quyết toán thuế TNCN cho nhân viên nghỉ giữa năm
• Hạch toán sai tài khoản chi phí lương (dùng nhầm giữa 641, 642, 622, 627)

Câu Hỏi Thường Gặp

Doanh nghiệp có 10 nhân viên có cần phần mềm quản lý lương riêng không?

Không bắt buộc, nhưng khuyến khích sử dụng phần mềm để giảm sai sót. Có thể dùng Excel với mẫu bảng lương chuẩn hoặc tích hợp vào phần mềm kế toán đang dùng (MISA, Fast, Bravo…).

Nếu nhân viên ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho công ty, doanh nghiệp cần làm gì?

Doanh nghiệp thu thập ủy quyền của nhân viên, tổng hợp và thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho họ trước 30/04/2026. Nếu có hoàn thuế, phải thực hiện hoàn trả cho từng nhân viên.

Khoản thưởng cuối năm có phải đóng BHXH không?

Theo quy định hiện hành, thưởng cuối năm (không ghi trong HĐLĐ) không phải đóng BHXH. Tuy nhiên, các khoản thưởng được ghi trong hợp đồng lao động thì phải đóng BHXH trên tổng thu nhập.

Nguồn Tham Khảo

• Quy định tính thuế TNCN từ tiền lương 2026 – Báo Chính phủ
• Bảo hiểm Xã hội Việt Nam – Quy định đóng BHXH

Bài viết liên quan:

• Dịch vụ kế toán trọn gói 2026 – Lợi ích và chi phí
• Thông tư 99/2025/TT-BTC: Điểm mới chế độ kế toán 2026
• Quy trình kiểm toán tài chính doanh nghiệp