Kế Toán Tiền Lương Và BHXH 2026: Hướng Dẫn Từ A Đến Z
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là phần hành quan trọng, liên quan trực tiếp đến quyền lợi người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp với cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế. Sai sót trong khâu này không chỉ ảnh hưởng đến chi phí được trừ khi tính thuế mà còn có thể dẫn đến tranh chấp lao động. Bài viết sau trình bày quy trình kế toán tiền lương, BHXH từ A đến Z áp dụng năm 2026.
1. Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương
Hàng tháng, bộ phận kế toán căn cứ vào bảng chấm công, hợp đồng lao động, quy chế lương để tính lương thực tế cho từng người lao động. Bên cạnh lương cơ bản, doanh nghiệp cần tính các khoản phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ theo đúng quy định. Trên cơ sở tổng thu nhập, kế toán xác định các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp mà cả doanh nghiệp và người lao động phải đóng theo tỷ lệ quy định hiện hành. Việc tính đúng, tính đủ ngay từ đầu giúp tránh phải điều chỉnh truy thu, truy hoàn về sau.
2. Tỷ lệ trích đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp
Theo quy định hiện hành, tổng tỷ lệ trích đóng các loại bảo hiểm bắt buộc được phân chia giữa doanh nghiệp và người lao động. Doanh nghiệp đóng phần lớn hơn cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn, phần còn lại được trừ trực tiếp vào lương người lao động. Mức đóng được tính trên nền tiền lương tháng đóng BHXH, không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở đối với BHXH, BHYT và không vượt quá 20 lần mức lương tối thiểu vùng đối với bảo hiểm thất nghiệp. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các thay đổi về mức lương cơ sở, lương tối thiểu vùng để áp dụng đúng.
3. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Khi tính lương phải trả, kế toán ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh tương ứng với bộ phận sử dụng lao động (tài khoản 622, 627, 641, 642) đối ứng với tài khoản phải trả người lao động (334). Phần bảo hiểm do doanh nghiệp đóng được tính vào chi phí, còn phần trích trừ vào lương người lao động được ghi giảm trực tiếp trên bảng lương. Khi nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan quản lý, kế toán ghi giảm tài khoản phải trả, phải nộp khác (338) đối ứng với tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Việc hạch toán chính xác, kịp thời giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng chi phí nhân sự thực tế của doanh nghiệp.
4. Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương
Song song với việc tính lương và bảo hiểm, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với các cá nhân có thu nhập đến mức phải nộp thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh của người lao động để tính đúng số thuế phải khấu trừ hàng tháng. Cuối năm, doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho toàn bộ người lao động, đối chiếu số đã khấu trừ tạm tính với số thuế thực tế phải nộp để hoàn trả hoặc thu thêm phần chênh lệch.
5. Những lưu ý giúp tránh rủi ro khi kiểm tra, quyết toán
Qua thực tế cung cấp dịch vụ, iGlobal nhận thấy nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc khi hồ sơ lao động không đầy đủ, hợp đồng lao động không khớp với bảng lương thực tế, hoặc chậm nộp bảo hiểm dẫn đến bị tính lãi phạt. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ hồ sơ nhân sự, đảm bảo hợp đồng lao động, quyết định lương, bảng chấm công được lưu trữ đầy đủ và khớp với số liệu kế toán. Đồng thời, cần theo dõi sát các thay đổi về mức lương tối thiểu vùng, lương cơ sở để điều chỉnh kịp thời, tránh bị truy thu bảo hiểm hoặc xử phạt vi phạm hành chính.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc phải đóng BHXH cho tất cả người lao động không?
Doanh nghiệp bắt buộc đóng BHXH cho người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.
Chậm nộp bảo hiểm xã hội bị xử lý như thế nào?
Doanh nghiệp chậm nộp BHXH sẽ bị tính lãi chậm nộp theo lãi suất quy định và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động khi giải quyết các chế độ bảo hiểm.
Chi phí tiền lương có luôn được trừ khi tính thuế TNDN không?
Chi phí tiền lương chỉ được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đầy đủ hồ sơ hợp pháp như hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán và phù hợp với quy chế lương đã đăng ký của doanh nghiệp.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác, cập nhật liên tục theo quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi người lao động và tránh rủi ro cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình chuẩn hóa hoặc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để tối ưu công tác này.
👉 Liên hệ iGlobal để được tư vấn dịch vụ kế toán tiền lương, BHXH – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
Bai viet Lien quan
Ban can tu van? Lien he iGlobal ngay!
Hotline: 0932 796 879
