Kế Toán Tiền Lương Và BHXH 2026: Hướng Dẫn Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất, đòi hỏi kế toán viên nắm vững cả luật lao động lẫn quy định thuế. Sai sót trong lĩnh vực này có thể khiến doanh nghiệp bị phạt nặng và ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động. Bài viết này hướng dẫn toàn diện từ cách tính lương, trích nộp BHXH đến hạch toán kế toán đúng chuẩn 2026.
1. Cơ Cấu Tiền Lương Và Các Khoản Phụ Cấp
Tổng thu nhập của người lao động bao gồm nhiều thành phần, mỗi thành phần có cách xử lý thuế và BHXH khác nhau:
- Lương cơ bản: Mức lương ghi trong hợp đồng lao động, là cơ sở tính BHXH. Doanh nghiệp không được trả thấp hơn lương tối thiểu vùng (2026: vùng I là 4.960.000đ/tháng).
- Phụ cấp chịu BHXH: Các khoản phụ cấp gắn với chức danh, trách nhiệm được tính vào tiền lương đóng BHXH.
- Phụ cấp không chịu BHXH: Tiền ăn ca (tối đa 730.000đ/tháng miễn thuế), xăng xe, điện thoại, hỗ trợ nhà ở theo quy định.
- Thưởng: Thưởng không gắn với kết quả sản xuất kinh doanh không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu có quy chế rõ ràng.
2. Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN 2026
Tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc năm 2026 như sau:
| Loại bảo hiểm | Doanh nghiệp | Người lao động | Tổng |
|---|---|---|---|
| BHXH | 17,5% | 8% | 25,5% |
| BHYT | 3% | 1,5% | 4,5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| Tổng cộng | 21,5% | 10,5% | 32% |
Lưu ý: Mức lương tối đa đóng BHXH là 20 lần mức lương cơ sở (hiện là 2,34 triệu x 20 = 46,8 triệu đồng/tháng). Mức lương tối đa đóng BHTN là 20 lần lương tối thiểu vùng.
3. Quy Trình Hạch Toán Tiền Lương Và BHXH
Kế toán viên cần thực hiện các bút toán theo trình tự:
Bút toán 1: Ghi nhận chi phí tiền lương
Nợ TK 622/627/641/642 (tùy bộ phận) / Có TK 334 (lương phải trả NLĐ)
Bút toán 2: Ghi nhận phần BHXH, BHYT, BHTN doanh nghiệp chịu (21,5%)
Nợ TK 622/627/641/642 / Có TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3389 (BHTN)
Bút toán 3: Ghi nhận phần trừ lương NLĐ (10,5%)
Nợ TK 334 / Có TK 3383, 3384, 3389
Bút toán 4: Nộp bảo hiểm cho cơ quan BHXH
Nợ TK 3383, 3384, 3389 / Có TK 111/112
Bút toán 5: Trả lương cho NLĐ
Nợ TK 334 / Có TK 111/112 (sau khi trừ BHXH NLĐ và thuế TNCN)
4. Lưu Ý Khi Tính Thuế TNCN Từ Tiền Lương
Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN tại nguồn trước khi trả lương. Các bước tính thuế TNCN từ tiền lương:
- Xác định thu nhập chịu thuế: Tổng lương + phụ cấp chịu thuế − phần BHXH/BHYT/BHTN NLĐ đóng.
- Áp dụng giảm trừ gia cảnh: Bản thân 11 triệu đồng/tháng; người phụ thuộc 4,4 triệu đồng/người/tháng.
- Thu nhập tính thuế: Thu nhập chịu thuế − Giảm trừ gia cảnh − Đóng góp từ thiện (nếu có).
- Tính thuế theo biểu lũy tiến 7 bậc hoặc khấu trừ 10% đối với hợp đồng dưới 3 tháng từ 2 triệu đồng/lần trở lên.
Để đảm bảo tính toán chính xác và không bỏ sót, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói với phần mềm chuyên nghiệp và đội ngũ kinh nghiệm.
5. Thời Hạn Nộp BHXH Và Khai Quyết Toán
- Nộp BHXH hàng tháng: Chậm nhất ngày cuối tháng của tháng đóng BHXH.
- Khai quyết toán thuế TNCN: Chậm nhất ngày 31/3 năm sau (nộp thay cho NLĐ ủy quyền).
- Nộp hồ sơ điều chỉnh tiền lương: Khi có thay đổi lương, báo cáo BHXH trong vòng 30 ngày.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về đội ngũ chuyên gia kế toán iGlobal để được hỗ trợ quyết toán chính xác, đúng hạn.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp không đóng BHXH cho NLĐ bị xử phạt như thế nào?
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp trốn đóng BHXH có thể bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng mức đóng BHXH tại thời điểm vi phạm, tối đa 75 triệu đồng. Ngoài ra phải nộp đủ số BHXH còn thiếu và tiền lãi chậm nộp 2 lần lãi tiết kiệm không kỳ hạn.
NLĐ làm thời vụ dưới 1 tháng có phải đóng BHXH không?
Người lao động làm việc theo hợp đồng dưới 1 tháng không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, hợp đồng từ 1 tháng đến dưới 3 tháng (hoặc hợp đồng mùa vụ) bắt buộc phải đóng BHXH từ ngày 1/1/2018.
Kế toán cần lưu trữ bảng lương bao nhiêu năm?
Theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán, bảng lương và các chứng từ liên quan phải lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự am hiểu sâu về cả pháp luật lao động lẫn chuẩn mực kế toán. Một sai sót nhỏ trong hạch toán có thể dẫn đến hậu quả lớn về thuế và bảo hiểm. Hãy để iGlobal đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong công tác kế toán tiền lương chính xác và đúng luật.
👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
