Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính Lần Đầu: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp Quy Mô Lớn

Nghị định 90/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 14/4/2025 đã mở rộng đáng kể phạm vi kiểm toán bắt buộc. Hàng nghìn doanh nghiệp có doanh thu trên 300 tỷ đồng, tổng tài sản trên 100 tỷ đồng hoặc trên 200 lao động đóng BHXH nay lần đầu tiên phải thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC). Vậy doanh nghiệp kiểm toán lần đầu cần chuẩn bị những hồ sơ, tài liệu gì? Bài viết này cung cấp checklist đầy đủ và chi tiết nhất.

Mục lục:

• 1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
• 2. Hồ sơ kế toán
• 3. Hồ sơ thuế
• 4. Hồ sơ ngân hàng
• 5. Hồ sơ nhân sự và BHXH
• 6. Hồ sơ tài sản cố định và hàng tồn kho
• 7. Hợp đồng kinh tế
• 8. Lưu ý đặc biệt cho doanh nghiệp kiểm toán lần đầu
• Bảng checklist tổng hợp hồ sơ kiểm toán
• Câu hỏi thường gặp
• Kết luận

1. Hồ Sơ Pháp Lý Doanh Nghiệp

Đây là nhóm tài liệu nền tảng mà kiểm toán viên yêu cầu ngay từ đầu để hiểu về cấu trúc pháp lý, ngành nghề và quyền hạn của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thuộc diện kiểm toán bắt buộc, hồ sơ pháp lý cần bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc hoặc bản sao công chứng) – bao gồm tất cả các lần thay đổi, bổ sung
• Điều lệ công ty hiện hành và các bản sửa đổi, bổ sung
• Biên bản họp Hội đồng quản trị / Đại hội đồng cổ đông / Hội đồng thành viên trong năm tài chính kiểm toán – đặc biệt các nghị quyết liên quan đến phân phối lợi nhuận, tăng vốn, vay nợ, đầu tư lớn
• Giấy phép con, giấy phép hoạt động ngành nghề có điều kiện (nếu có): giấy phép xây dựng, giấy phép PCCC, chứng nhận ISO, giấy phép môi trường…
• Danh sách cổ đông / thành viên góp vốn và tỷ lệ sở hữu tại ngày kết thúc kỳ kế toán
• Giấy chứng nhận đầu tư (nếu là doanh nghiệp FDI hoặc có dự án đầu tư)

2. Hồ Sơ Kế Toán

Đây là phần cốt lõi và chiếm khối lượng lớn nhất trong quá trình kiểm toán. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:

• Báo cáo tài chính năm kiểm toán (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC)
• Sổ cái tất cả các tài khoản (TK 111 đến TK 911)
• Sổ chi tiết: công nợ phải thu (TK 131), công nợ phải trả (TK 331), tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), hàng tồn kho (TK 152, 153, 155, 156), tài sản cố định (TK 211, 213), doanh thu (TK 511), giá vốn (TK 632), chi phí quản lý (TK 642)
• Bảng cân đối số phát sinh 12 tháng và cả năm
• Nhật ký chung và các nhật ký đặc biệt (nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền)
• Chứng từ gốc: hóa đơn GTGT đầu vào/đầu ra, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ/Có ngân hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
• Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả theo đối tượng tại ngày 31/12

Lưu ý: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán (MISA, Fast, SAP, Oracle…) nên xuất sẵn các báo cáo ra file Excel để kiểm toán viên dễ dàng đối chiếu và thực hiện thủ tục phân tích.

3. Hồ Sơ Thuế

Kiểm toán viên cần kiểm tra nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp để đánh giá rủi ro thuế và các khoản nợ tiềm tàng. Theo các chỉ tiêu kiểm toán bắt buộc, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý (Mẫu 01/GTGT) – 12 kỳ
• Tờ khai quyết toán thuế TNDN năm (Mẫu 03/TNDN) kèm các phụ lục: phụ lục chuyển lỗ, ưu đãi thuế, giao dịch liên kết (Nghị định 132)
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN)
• Thông báo nộp thuế từ cơ quan thuế, biên lai nộp thuế
• Biên bản thanh tra, kiểm tra thuế (nếu có) và các quyết định xử lý vi phạm
• Hồ sơ kê khai giá giao dịch liên kết (Mẫu 01 theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP) – bắt buộc nếu DN có giao dịch với bên liên quan
• Bảng kê hóa đơn đầu vào, đầu ra theo từng kỳ kê khai

4. Hồ Sơ Ngân Hàng

Tiền và tương đương tiền là khoản mục trọng yếu trong BCTC. Kiểm toán viên sẽ gửi thư xác nhận số dư trực tiếp đến ngân hàng, nhưng doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị:

• Sao kê ngân hàng 12 tháng của TẤT CẢ tài khoản (tài khoản thanh toán VND, ngoại tệ, tài khoản tiền vay, tài khoản ký quỹ, tài khoản chuyên thu…)
• Bảng đối chiếu số dư ngân hàng tại ngày 31/12 giữa sổ sách và sao kê
• Hợp đồng vay, khế ước nhận nợ, lịch trả nợ gốc và lãi
• Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn (nếu có)
• Thư bảo lãnh ngân hàng (bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán…)
• Hồ sơ thế chấp, cầm cố tài sản để vay vốn

Quan trọng: Nhiều doanh nghiệp có 5-10 tài khoản ngân hàng nhưng lại quên không khai báo hết trên sổ kế toán. Kiểm toán viên sẽ yêu cầu danh sách tất cả tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đang sở hữu, kể cả tài khoản ít giao dịch.

5. Hồ Sơ Nhân Sự Và BHXH

Với doanh nghiệp có trên 200 lao động đóng BHXH – một trong 3 tiêu chí xác định kiểm toán bắt buộc – hồ sơ nhân sự là trọng tâm kiểm toán:

• Bảng lương 12 tháng chi tiết theo từng nhân viên (lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, giảm trừ)
• Hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên (đặc biệt nhân sự cấp cao, người thân ban lãnh đạo)
• Quyết định tăng lương, bổ nhiệm, điều chuyển trong năm
• Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT, BHTN 12 tháng – đối chiếu với cơ quan BHXH
• Bảng tính thuế TNCN khấu trừ tại nguồn theo từng tháng
• Nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể đã đăng ký
• Quy chế tiền lương, tiền thưởng được HĐQT/HĐTV phê duyệt

6. Hồ Sơ Tài Sản Cố Định Và Hàng Tồn Kho

Đối với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hoặc thương mại có doanh thu trên 300 tỷ, tài sản và hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trên BCTC:

• Biên bản kiểm kê tài sản cố định tại ngày 31/12 (theo Mẫu 05-TSCĐ)
• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho tại ngày 31/12 (chi tiết theo kho, loại hàng)
• Sổ theo dõi TSCĐ (Thẻ TSCĐ – Mẫu S21-DN) toàn bộ tài sản
• Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 12 tháng (theo Thông tư 45/2013/TT-BTC)
• Hồ sơ mua sắm TSCĐ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu
• Hồ sơ thanh lý, nhượng bán TSCĐ trong năm (nếu có): quyết định thanh lý, hóa đơn bán, biên bản thanh lý
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (Mẫu 01-VT, 02-VT)
• Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn theo từng mặt hàng, kho

7. Hợp Đồng Kinh Tế

Kiểm toán viên cần xem xét các hợp đồng quan trọng để đánh giá tính đầy đủ và hợp lý của ghi nhận doanh thu, chi phí:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa giá trị lớn (thường > 500 triệu) kèm phụ lục
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ dài hạn
• Hợp đồng thuê tài sản (văn phòng, nhà xưởng, máy móc, xe) – đặc biệt quan trọng khi áp dụng IFRS 16
• Hợp đồng xây dựng, thi công (đối với ngành xây dựng)
• Giao dịch với bên liên quan: hợp đồng giữa công ty mẹ – con, giữa các công ty có cùng chủ sở hữu
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình/hàng hóa/dịch vụ
• Biên bản thanh lý hợp đồng
• Biên bản đối chiếu công nợ với đối tác lớn tại ngày 31/12

8. Lưu Ý Đặc Biệt Cho Doanh Nghiệp Kiểm Toán Lần Đầu

Doanh nghiệp lần đầu kiểm toán theo Nghị định 90/2025 sẽ gặp một số vấn đề đặc thù mà các doanh nghiệp đã kiểm toán trước đó không phải lo:

8.1. Vấn đề số dư đầu kỳ

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 510, kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng đầy đủ về số dư đầu kỳ. Do năm trước chưa được kiểm toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• BCTC năm trước (năm N-1) và bảng cân đối phát sinh chi tiết
• Biên bản kiểm kê tài sản, hàng tồn kho đầu năm
• Sao kê ngân hàng tháng 12 năm trước và tháng 1 năm kiểm toán
• Bảng tổng hợp công nợ đầu kỳ

8.2. Chính sách kế toán chưa nhất quán

Nhiều doanh nghiệp chưa bao giờ được kiểm toán thường có chính sách kế toán chưa chuẩn hóa: phương pháp tính giá hàng tồn kho thay đổi giữa các năm, thời gian khấu hao TSCĐ không phù hợp, ghi nhận doanh thu chưa đúng thời điểm… Doanh nghiệp nên rà soát và xây dựng bộ chính sách kế toán thống nhất trước khi kiểm toán viên vào làm việc.

8.3. Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế

Doanh nghiệp nên chủ động kiểm kê và đối chiếu trước khi kiểm toán viên đến: kiểm kê tiền mặt, đối chiếu số dư ngân hàng, kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu công nợ. Nếu phát hiện chênh lệch, nên xử lý và ghi nhận bút toán điều chỉnh trước khi nộp BCTC cho kiểm toán.

Bảng Checklist Tổng Hợp Hồ Sơ Kiểm Toán BCTC

Câu Hỏi Thường Gặp

Doanh nghiệp kiểm toán lần đầu có cần điều chỉnh hồi tố số liệu năm trước không?

Theo VSA 510, nếu kiểm toán viên phát hiện sai sót trọng yếu trong số dư đầu kỳ, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồi tố theo VAS 29 (Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót). Tuy nhiên, nếu sai sót không trọng yếu hoặc không thể thu thập đủ bằng chứng về số dư đầu kỳ, kiểm toán viên có thể đưa ra ý kiến ngoại trừ thay vì yêu cầu điều chỉnh. Để tránh tình huống này, doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ BCTC năm N-1 và trao đổi sớm với kiểm toán viên.

Kiểm toán viên thường yêu cầu tài liệu bao lâu trước khi bắt đầu kiểm toán?

Thông thường, kiểm toán viên sẽ gửi danh mục tài liệu yêu cầu (PBC list – Prepared by Client) từ 2-4 tuần trước ngày vào làm việc. Đối với doanh nghiệp kiểm toán lần đầu, thời gian chuẩn bị nên dài hơn – lý tưởng là 4-6 tuần. Doanh nghiệp nên ký hợp đồng kiểm toán sớm (trước tháng 9) để có đủ thời gian chuẩn bị.

Không có đủ hồ sơ thì doanh nghiệp bị ảnh hưởng gì?

Nếu doanh nghiệp không cung cấp đủ hồ sơ, kiểm toán viên sẽ bị giới hạn phạm vi kiểm toán. Hậu quả có thể là:

• Báo cáo kiểm toán với ý kiến ngoại trừ (qualified opinion) – nếu giới hạn phạm vi không lan tỏa
• Báo cáo kiểm toán từ chối đưa ra ý kiến (disclaimer) – nếu giới hạn phạm vi quá lớn
• Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp khi nộp BCTC cho cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác

Kết Luận

Việc chuẩn bị hồ sơ kiểm toán đầy đủ và khoa học là yếu tố quyết định giúp cuộc kiểm toán diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đạt kết quả tốt nhất. Đặc biệt với doanh nghiệp lần đầu kiểm toán theo Nghị định 90/2025/NĐ-CP, việc chuẩn bị càng cần kỹ lưỡng hơn do chưa có kinh nghiệm và có thể tồn tại nhiều vấn đề về số dư đầu kỳ, chính sách kế toán chưa nhất quán.

Hãy sử dụng bảng checklist trong bài viết này để rà soát và đảm bảo không thiếu sót bất kỳ tài liệu nào. Nếu cần hỗ trợ thêm về quy trình kiểm toán hoặc chi phí kiểm toán BCTC, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

👉 Liên hệ Kiểm toán iGlobal để được tư vấn miễn phí về kiểm toán BCTC cho doanh nghiệp doanh thu trên 300 tỷ!

📞 Hotline: 028 7308 0809

Bài viết liên quan:

• Các Chỉ Tiêu Kiểm Toán Bắt Buộc Đối Với DN Doanh Thu Trên 300 Tỷ
• DN Nào Phải Kiểm Toán? Cách Xác Định Theo 3 Tiêu Chí Mới
• Doanh Thu 300 Tỷ Phải Kiểm Toán – Nghị Định 90/2025 Quy Định Những Gì?
• Cách Chọn Công Ty Kiểm Toán Uy Tín Cho DN Doanh Thu Trên 300 Tỷ
• Quy Trình Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính