Hồ Sơ Kiểm Toán Xây Dựng: Checklist 15 Nhóm Hồ Sơ Đầy Đủ 2026

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi kiểm toán xây dựng giúp rút ngắn 30-50% thời gian fieldwork và giảm rủi ro chi phí bị loại. Bài viết này liệt kê đầy đủ 15 nhóm hồ sơ cần chuẩn bị theo Thông tư 64/2018/TT-BTC và Nghị định 99/2021/NĐ-CP, dựa trên kinh nghiệm iGlobal đã kiểm toán 500+ công trình.

NHÓM 1 — Hồ sơ pháp lý dự án

• Quyết định phê duyệt dự án đầu tư (bản gốc + bản sao có công chứng)
• Quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật
• Quyết định phê duyệt dự toán/tổng mức đầu tư
• Giấy phép xây dựng
• Quyết định thay đổi/điều chỉnh dự án (nếu có)
• Văn bản chấp thuận địa điểm, quy hoạch, môi trường

NHÓM 2 — Hồ sơ đấu thầu và hợp đồng

• Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu của các nhà thầu
• Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu
• Hợp đồng với nhà thầu chính (thi công, tư vấn, thiết kế, giám sát)
• Phụ lục điều chỉnh hợp đồng (nếu có) + văn bản chấp thuận
• Bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu

NHÓM 3 — Hồ sơ thiết kế và bản vẽ thi công

• Bản vẽ thiết kế kỹ thuật đã được thẩm định
• Bản vẽ thi công đã được duyệt
• Bản vẽ hoàn công (as-built drawings) — QUAN TRỌNG NHẤT khi kiểm toán
• Sơ đồ bố trí thiết bị, máy móc
• Biên bản chỉnh sửa thiết kế trong quá trình thi công

NHÓM 4 — Hồ sơ nghiệm thu công trình

• Biên bản nghiệm thu vật liệu, thiết bị đầu vào
• Biên bản nghiệm thu khối lượng theo từng hạng mục (A-B)
• Biên bản nghiệm thu chất lượng công trình
• Biên bản nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng
• Biên bản bàn giao công trình + tài sản

NHÓM 5 — Hồ sơ hoàn công

• Hồ sơ hoàn công theo TCVN + bản vẽ hoàn công đầy đủ
• Nhật ký thi công + nhật ký giám sát
• Biên bản kiểm tra + thí nghiệm vật liệu
• Hồ sơ chất lượng công trình xây dựng

NHÓM 6 — Chứng từ đầu vào vật tư

• Hợp đồng mua vật tư (nếu giá trị lớn)
• Hóa đơn GTGT đầu vào (đầy đủ, hợp lệ)
• Phiếu nhập kho vật tư tại công trường
• Biên bản kiểm nhận vật tư (số lượng + chất lượng)
• Chứng từ thanh toán KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT (bắt buộc với HĐ trên 20tr)

NHÓM 7 — Hồ sơ nhân công và BHXH

• Danh sách công nhân + hợp đồng lao động
• Bảng chấm công hàng tháng
• Bảng lương chi tiết + chứng từ chi trả (giao dịch NH)
• Chứng từ đóng BHXH-BHYT-BHTN cho NLĐ tại công trường
• Hợp đồng thuê lao động thời vụ (nếu có) + chứng từ thanh toán

NHÓM 8 — Hồ sơ máy thi công

• Danh sách máy thi công theo hạng mục
• Hợp đồng thuê máy (nếu thuê ngoài) + hóa đơn
• Bảng ca máy sử dụng + đơn giá
• Chứng từ nhiên liệu vận hành

NHÓM 9 — Chi phí quản lý dự án

• Quyết định thành lập Ban Quản lý Dự án
• Bảng lương Ban QLDA
• Chi phí văn phòng, phương tiện, họp hành (có chứng từ)
• Bảng tính chi phí quản lý theo tỷ lệ % tổng mức đầu tư

NHÓM 10 — Chi phí tư vấn

• Hợp đồng thiết kế + hóa đơn
• Hợp đồng giám sát thi công + hóa đơn
• Hợp đồng thẩm định + hóa đơn
• Chi phí lập báo cáo đánh giá tác động môi trường

NHÓM 11 — Chi phí bồi thường giải phóng mặt bằng

• Quyết định phê duyệt phương án bồi thường
• Danh sách hộ dân được bồi thường + biên bản nhận tiền
• Hồ sơ tái định cư (nếu có)
• Chi phí hỗ trợ đào tạo nghề (nếu có)

NHÓM 12 — Chi phí khác

• Bảo hiểm công trình + trách nhiệm dân sự
• Phí bảo vệ môi trường + phí sử dụng nước ngầm
• Chi phí kiểm tra thiết bị + thẩm định an toàn

NHÓM 13 — Sổ kế toán dự án

• Sổ chi tiết theo từng tài khoản (241, 623, 622, 627, 621…)
• Bảng cân đối phát sinh
• Bảng tổng hợp chi phí đầu tư theo hạng mục
• BCTC dự án (nếu tách khỏi BCTC của DN)

NHÓM 14 — Chứng từ thanh toán giai đoạn

• Biên bản thanh toán giai đoạn với nhà thầu (từng đợt)
• Bảng kê khối lượng nghiệm thu tương ứng
• Chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng
• Biên bản thanh lý hợp đồng khi hoàn thành

NHÓM 15 — Hồ sơ bảo hành công trình

• Bảo lãnh bảo hành của nhà thầu (thường 12-24 tháng)
• Danh mục các sự cố phát sinh + biên bản khắc phục
• Biên bản bàn giao chính thức sau hết bảo hành

Câu Hỏi Thường Gặp

Nếu thiếu 1-2 nhóm hồ sơ thì có kiểm toán được không?

Được, nhưng iGlobal sẽ ghi nhận vào báo cáo và cho ý kiến CÓ NGOẠI TRỪ đối với phần chi phí không đủ chứng minh. Điều này ảnh hưởng đến giá trị quyết toán được phê duyệt. Thông thường: thiếu nhóm 1-3 (pháp lý, đấu thầu, thiết kế) → không kiểm toán được vì không có căn cứ; thiếu nhóm 6-8 (chứng từ vật tư, nhân công, máy) → chi phí đó bị loại. Vì vậy nên chuẩn bị đầy đủ trước khi kiểm toán.

Bản vẽ hoàn công và bản vẽ thiết kế khác nhau thế nào?

Bản vẽ thiết kế là bản vẽ được duyệt TRƯỚC KHI thi công, thể hiện dự kiến. Bản vẽ hoàn công (as-built) là bản vẽ SAU KHI thi công thực tế, phản ánh CHÍNH XÁC những gì đã xây dựng. Trong nhiều dự án, thực tế có thể khác thiết kế do: (1) Điều kiện địa chất khác; (2) Thay đổi vật tư; (3) Yêu cầu chủ đầu tư thay đổi giữa chừng. Bản vẽ hoàn công là căn cứ TỐI QUAN TRỌNG khi kiểm toán khối lượng thực tế.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc?

Có, với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC). Nếu thanh toán tiền mặt cho hóa đơn ≥ 20tr, khoản chi này KHÔNG được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Kiểm toán xây dựng sẽ loại các khoản này khỏi giá trị quyết toán. Do đó BẮT BUỘC lưu giữ đầy đủ: ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, biên lai giao dịch. Ngân hàng thu phí giao dịch cũng phải có chứng từ.

Nhân công lao động thời vụ có cần đóng BHXH không?

Có, nếu hợp đồng từ 1 tháng trở lên (theo Luật BHXH 2014 sửa đổi 2024). Nếu không đóng BHXH, khoản chi phí lương này có thể bị loại khi kiểm toán xây dựng. Giải pháp: (1) Ký hợp đồng dịch vụ với nhà thầu phụ (nhà thầu phụ chịu trách nhiệm BHXH cho NLĐ của họ); (2) Đóng BHXH đầy đủ cho tất cả nhân công thời vụ; (3) Nếu lao động dưới 30 ngày: có thể trả ‘khoản tiền tương ứng BHXH’ vào lương và có văn bản NLĐ đồng ý — được chấp nhận trong một số trường hợp.

iGlobal có hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ trước khi kiểm toán không?

Có, đây là dịch vụ pre-audit iGlobal cung cấp MIỄN PHÍ trong 2 tuần trước khi bắt đầu fieldwork chính thức. Bao gồm: (1) Gửi checklist chi tiết 15 nhóm hồ sơ + template Excel; (2) Video hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ theo hạng mục; (3) 1 buổi tư vấn trực tiếp 2h qua video call để giải đáp; (4) Review nhanh hồ sơ trước fieldwork để phát hiện thiếu sót. Liên hệ 0932 796 879 để đăng ký.

Bài viết & dịch vụ liên quan:

• Dịch vụ kiểm toán xây dựng iGlobal — Trọn gói theo Thông tư 64/2018
• Dịch vụ kiểm toán quyết toán dự án
• Dịch vụ kiểm toán vốn đầu tư nước ngoài
• 🧮 Tính chi phí kiểm toán online