Kế Toán Tiền Lương Và BHXH: Hướng Dẫn Đầy Đủ Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp 2026
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nghiệp vụ phức tạp và quan trọng nhất trong công tác kế toán doanh nghiệp. Sai sót trong khâu này không chỉ gây thiệt hại cho người lao động mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro phạt hành chính từ cơ quan thuế và BHXH. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách thực hiện kế toán tiền lương và BHXH đúng quy định năm 2026.
1. Các Khoản Mục Cần Theo Dõi Trong Bảng Lương
Bảng lương của doanh nghiệp cần phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:
- Lương cơ bản: Theo hợp đồng lao động, không thấp hơn lương tối thiểu vùng (từ 1/7/2024: vùng I – 4.960.000đ, vùng II – 4.410.000đ, vùng III – 3.860.000đ, vùng IV – 3.450.000đ).
- Phụ cấp: Phụ cấp trách nhiệm, độc hại, đi lại, ăn trưa, thâm niên… Cần xác định rõ phụ cấp nào đưa vào quỹ lương BHXH.
- Thưởng: Thưởng năng suất, thưởng doanh số, thưởng lễ tết. Theo quy định hiện hành, thưởng không đưa vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
- Thuế TNCN khấu trừ: Tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần, sau khi trừ các khoản giảm trừ.
- Các khoản trừ: BHXH, BHYT, BHTN phần người lao động đóng; tạm ứng, phạt vi phạm nội quy (nếu có).
2. Tỷ Lệ Đóng BHXH, BHYT, BHTN Năm 2026
Mức đóng bảo hiểm được phân chia giữa doanh nghiệp (người sử dụng lao động) và người lao động:
| Loại bảo hiểm | Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng | Tổng |
|---|---|---|---|
| BHXH | 17,5% | 8% | 25,5% |
| BHYT | 3% | 1,5% | 4,5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| Tổng cộng | 21,5% | 10,5% | 32% |
Lưu ý quan trọng: Mức trần đóng BHXH = 20 lần lương cơ sở (lương cơ sở 2,34 triệu đồng từ 1/7/2024) = 46.800.000đ/tháng. Phần lương vượt trần này không đóng BHXH nhưng vẫn tính thuế TNCN đầy đủ.
3. Định Khoản Kế Toán Tiền Lương Và BHXH
Kế toán viên cần thực hiện các bút toán cơ bản sau đây hàng tháng:
Bước 1 – Hạch toán chi phí tiền lương:
- Nợ TK 622 (Nhân công trực tiếp), 627 (Chi phí SXC), 641 (Chi phí bán hàng), 642 (Chi phí QLDN)…
- Có TK 334 – Phải trả người lao động
Bước 2 – Hạch toán phần BHXH doanh nghiệp chịu:
- Nợ TK 622/627/641/642 (phần DN chịu: 21,5%)
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382: KPCĐ, 3383: BHXH, 3384: BHYT, 3389: BHTN)
Bước 3 – Hạch toán phần khấu trừ lương NLĐ (10,5% + thuế TNCN):
- Nợ TK 334
- Có TK 3383, 3384, 3389, 333 (thuế TNCN phải nộp)
Bước 4 – Khi trả lương:
- Nợ TK 334 (số thực nhận)
- Có TK 111/112
4. Thời Hạn Nộp BHXH Và Kê Khai
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các thời hạn sau để tránh phát sinh tiền chậm nộp:
- Nộp tiền BHXH: Chậm nhất ngày cuối tháng của tháng đóng (ví dụ: tháng 6 nộp trước 30/6).
- Kê khai thuế TNCN: Tháng có số thuế phát sinh nộp theo tháng (trước ngày 20 tháng sau); hoặc theo quý nếu số thuế khấu trừ dưới 50 triệu/tháng.
- Quyết toán thuế TNCN: Hàng năm trước 31/3 năm sau (hoặc 90 ngày từ khi kết thúc năm tài chính).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động: 06 tháng đầu năm và cả năm theo mẫu gửi Sở LĐTBXH.
Mức tiền chậm nộp BHXH là 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp, cộng thêm có thể bị phạt hành chính từ 12% – 15% tổng số tiền phải đóng tùy mức độ vi phạm.
5. Các Sai Sót Phổ Biến Cần Tránh
- Không đưa phụ cấp gắn với công việc vào lương làm căn cứ đóng BHXH (như phụ cấp trách nhiệm, độc hại).
- Kê khai sai mức lương trên hợp đồng lao động và hợp đồng BHXH (thấp hơn thực tế để giảm BHXH — vi phạm pháp luật).
- Bỏ sót người lao động làm việc từ 01 tháng trở lên nhưng không tham gia BHXH bắt buộc.
- Không hạch toán đúng tài khoản chi tiết cho từng quỹ bảo hiểm.
- Chậm quyết toán thuế TNCN cho nhân viên khi họ nghỉ việc giữa chừng.
Câu Hỏi Thường Gặp
Nhân viên thử việc có phải đóng BHXH không?
Trong thời gian thử việc (tối đa 60 ngày hoặc 180 ngày với chức danh quản lý), người lao động không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, nếu trong hợp đồng thử việc ghi rõ tham gia BHXH thì phải đóng. Từ 1/1/2021, nếu hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên đều phải tham gia BHXH bắt buộc.
Chi phí tiền lương vượt mức có được trừ thuế TNDN không?
Chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN nếu: (1) có hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể; (2) thanh toán qua bảng lương có ký tên xác nhận; (3) thực chi và có chứng từ hợp lệ. Không có giới hạn mức trần cho chi phí lương — miễn có đủ cơ sở pháp lý.
Doanh nghiệp phải nộp BHXH ở đâu?
Doanh nghiệp nộp BHXH trực tiếp cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi đăng ký kinh doanh, hoặc chuyển khoản qua ngân hàng/kho bạc theo mã số đơn vị BHXH được cấp. Hiện nay hầu hết doanh nghiệp đã chuyển sang nộp online qua Cổng dịch vụ công quốc gia.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác cao và cập nhật liên tục khi chính sách thay đổi. Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến rủi ro pháp lý đáng kể cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ tư vấn hoặc thực hiện nghiệp vụ kế toán tiền lương, BHXH đúng luật, hãy liên hệ iGlobal ngay hôm nay.
👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
Bai viet Lien quan
Ban can tu van? Lien he iGlobal ngay!
Hotline: 0932 796 879
