Kế Toán Tiền Lương Và BHXH: Hướng Dẫn Từ A Đến Z Năm 2026
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là nghiệp vụ phát sinh hàng tháng tại mọi doanh nghiệp có người lao động. Sai sót trong phần này không chỉ gây tranh chấp lao động mà còn dẫn đến bị truy thu thuế TNCN và phạt vi phạm hành chính.
1. Khung Pháp Lý Về Tiền Lương Và BHXH Năm 2026
Kế toán tiền lương và BHXH năm 2026 được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật chính sau:
- Bộ luật Lao động 2019: Quy định về tiền lương, hợp đồng lao động, phúc lợi.
- Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 1/7/2025): Sửa đổi nhiều quy định về mức đóng và quyền lợi BHXH.
- Nghị định 74/2024/NĐ-CP: Mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ 1/7/2024 (đang áp dụng năm 2026 nếu chưa có điều chỉnh mới).
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hướng dẫn hạch toán kế toán tiền lương, BHXH.
Mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ 1/7/2024: Vùng I: 4.960.000đ, Vùng II: 4.410.000đ, Vùng III: 3.860.000đ, Vùng IV: 3.450.000đ/tháng.
2. Tỷ Lệ Đóng BHXH, BHYT, BHTN Năm 2026
Tổng tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc năm 2026 (tính trên lương đóng BHXH):
| Loại bảo hiểm | Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng |
|---|---|---|
| BHXH | 17% | 8% |
| BHYT | 3% | 1,5% |
| BHTN | 1% | 1% |
| Tổng cộng | 21% | 10,5% |
Mức trần đóng BHXH năm 2026: 36 lần mức lương cơ sở (mức lương cơ sở từ 1/7/2024 là 2.340.000đ, tức trần là 84.240.000đ/tháng). Mức trần đóng BHYT: 36 lần mức lương cơ sở. BHTN: mức trần là 20 lần lương tối thiểu vùng.
3. Quy Trình Hạch Toán Tiền Lương Và BHXH Hàng Tháng
Mỗi tháng, kế toán cần thực hiện tuần tự các bước sau:
Bước 1: Tính lương và lập bảng lương
Lập bảng thanh toán tiền lương chi tiết từng nhân viên, bao gồm: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, khấu trừ. Bảng lương phải có chữ ký của người lao động xác nhận hoặc ghi chú lý do vắng mặt.
Bước 2: Tính và lập bảng trích BHXH, BHYT, BHTN
Tính phần doanh nghiệp đóng (chi phí) và phần người lao động đóng (khấu trừ lương).
Bước 3: Hạch toán kế toán
- Nợ TK 622/623/627/641/642 / Có TK 334 — phản ánh chi phí tiền lương.
- Nợ TK 622/623/627/641/642 / Có TK 338 (3382, 3383, 3384) — phần BHXH/BHYT/BHTN doanh nghiệp đóng.
- Nợ TK 334 / Có TK 338 (3383, 3384, 3386) — phần BHXH/BHYT/BHTN khấu trừ của người lao động.
- Nợ TK 334 / Có TK 3335 — thuế TNCN khấu trừ tại nguồn.
- Nợ TK 334 / Có TK 111/112 — chi trả lương thực tế.
Bước 4: Nộp BHXH và khai thuế TNCN
Hạn nộp BHXH: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng phát sinh. Hạn khai và nộp thuế TNCN: ngày 20 tháng sau (khai theo tháng) hoặc ngày 30 tháng đầu tiên của quý sau (khai theo quý).
4. Chi Phí Tiền Lương Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN
Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015), chi phí tiền lương và các khoản có tính chất lương được trừ khi đáp ứng các điều kiện:
- Có thực tế chi trả và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Tiền lương, tiền công ghi trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
- Đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế TNCN và BHXH.
Lưu ý: Khoản tiền lương cuối năm (tháng 13, thưởng tết) phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tiền lương mới được tính vào chi phí được trừ. Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân không được tính vào chi phí được trừ.
Liên quan: Công ty nào cần phải kiểm toán — Dịch vụ kế toán trọn gói 2026 — Liên hệ tư vấn iGlobal
Câu Hỏi Thường Gặp Về Kế Toán Tiền Lương Và BHXH
Doanh nghiệp trả lương qua tài khoản ngân hàng có cần bảng lương giấy không?
Theo quy định, dù trả lương qua tài khoản doanh nghiệp vẫn phải lập bảng lương (có thể bản điện tử có chữ ký số hoặc bản giấy). Bảng lương là chứng từ kế toán bắt buộc, là căn cứ hạch toán chi phí và quyết toán thuế. Thiếu bảng lương có thể bị xuất toán chi phí tiền lương khi thanh tra thuế.
Doanh nghiệp mới thành lập có phải đóng BHXH ngay không?
Doanh nghiệp phải đăng ký và đóng BHXH ngay khi ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên. Thời hạn đăng ký tham gia BHXH lần đầu: trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động với người lao động đầu tiên. Nếu chậm, doanh nghiệp bị phạt và phải truy đóng cả phần lãi chậm nộp.
Thưởng tết, thưởng doanh thu có phải đóng BHXH không?
Theo Luật BHXH 2014 (và Luật BHXH 2024), tiền thưởng không ghi trong hợp đồng lao động không thuộc diện đóng BHXH. Tuy nhiên, nếu thưởng được quy định thành khoản cố định hàng tháng trong hợp đồng thì phải tính vào lương đóng BHXH. Tiền thưởng vẫn phải chịu thuế TNCN theo quy định.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác cao và cập nhật liên tục theo quy định pháp luật. Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến truy thu và phạt đáng kể. Đội ngũ kế toán iGlobal với kinh nghiệm hàng trăm doanh nghiệp sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp bạn xây dựng hệ thống lương và BHXH chuẩn xác, đúng luật.
👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
- Dịch vụ kế toán trọn gói 2026
- Cách tính thuế TNDN 2026 chi tiết
- Chi phí kiểm toán báo cáo tài chính 2026
