Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2026: 3 Điều Kiện Và Danh Mục Đầy Đủ

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 phải đồng thời đáp ứng 3 điều kiện theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (có hiệu lực từ kỳ tính thuế năm 2025, thay thế toàn bộ Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC): liên quan đến hoạt động kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp, và thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên. Đây là ngưỡng mới, giảm đến 4 lần so với mức 20 triệu đồng trước đây.

Bài viết này cung cấp danh mục đầy đủ các chi phí được trừ, mức giới hạn với quảng cáo (15%), lãi vay (30% EBITDA), cùng 23 nhóm chi phí không được trừ theo quy định mới nhất — thông tin cốt lõi mà kế toán và giám đốc tài chính cần nắm trước khi nộp quyết toán thuế TNDN.

Ba Điều Kiện Để Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN Là Gì?

Một khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ khi đồng thời thỏa mãn cả 3 điều kiện theo Điều 6 Thông tư 20/2026/TT-BTC. Thiếu bất kỳ điều kiện nào, toàn bộ khoản chi bị loại và phải cộng vào thu nhập chịu thuế.

Điều kiện 1 — Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Chi phí phải phát sinh thực tế và phục vụ trực tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu chịu thuế của doanh nghiệp. Chi phí cá nhân của chủ sở hữu hoặc người thân không có quan hệ lao động với doanh nghiệp sẽ bị loại. Tổng cục Thuế thường kiểm tra điều kiện này qua việc đối chiếu giữa loại hình kinh doanh (mã ngành VSIC) và danh mục chi phí trên sổ kế toán.

Điều kiện 2 — Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Kể từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là bắt buộc. Chi phí chỉ có phiếu thu/phiếu chi nội bộ mà không có hóa đơn VAT hoặc hóa đơn bán hàng từ người bán hàng hóa, dịch vụ sẽ không đủ điều kiện. Đặc biệt lưu ý: hóa đơn bị sai tên người mua, sai mã số thuế người mua hoặc bị hủy mà không điều chỉnh đúng quy định đều không được chấp nhận.

Điều kiện 3 — Thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng (MỚI 2026)

Đây là điểm mới quan trọng nhất: ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt giảm từ 20 triệu xuống còn 5 triệu đồng mỗi giao dịch. Phương thức thanh toán hợp lệ gồm: chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng/ghi nợ doanh nghiệp, ví điện tử tổ chức (không phải ví cá nhân). Lưu ý: nhiều lần thanh toán tiền mặt cho cùng một hợp đồng có thể bị gộp lại nếu có dấu hiệu chia nhỏ giao dịch để tránh ngưỡng.

Danh Mục Chi Phí Được Trừ Phổ Biến Nhất Doanh Nghiệp Cần Biết

Các khoản chi sau đây thường xuyên được chấp nhận là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN, với điều kiện đáp ứng đủ 3 tiêu chí nêu trên. Dưới đây là danh mục theo nhóm để doanh nghiệp dễ theo dõi:

Nhóm chi phí	Ví dụ cụ thể	Lưu ý
Tiền lương, thưởng, BHXH	Lương nhân viên, thưởng KPI, phụ cấp ăn ca, đi lại, BHXH phần doanh nghiệp đóng	Phải ghi trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương; thực tế chi trả trước 31/3 năm sau
Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa	Mua nguyên liệu sản xuất, hàng tồn kho, vật tư tiêu hao	Theo phương pháp tính giá vốn đã đăng ký (FIFO, bình quân gia quyền)
Chi phí khấu hao tài sản cố định	Khấu hao máy móc, nhà xưởng, phương tiện vận tải, thiết bị văn phòng	Theo khung thời gian Thông tư 45/2013/TT-BTC; TSCĐ phải đang được sử dụng vào kinh doanh
Chi phí thuê mặt bằng, văn phòng	Tiền thuê trụ sở, kho bãi, văn phòng đại diện	Hợp đồng thuê phải có công chứng hoặc đăng ký với cơ quan nhà nước nếu trên 6 tháng
Chi phí điện, nước, điện thoại, internet	Hóa đơn điện nước văn phòng, phí dịch vụ viễn thông	Phải đứng tên doanh nghiệp hoặc có hợp đồng ủy quyền thanh toán
Chi phí dịch vụ mua ngoài	Kế toán thuê ngoài, kiểm toán, tư vấn pháp lý, bảo vệ, vệ sinh	Có hợp đồng dịch vụ và hóa đơn VAT từ nhà cung cấp
Chi phí lãi vay	Lãi vay ngân hàng, tổ chức tín dụng, lãi vay từ cá nhân	Xem mục giới hạn bên dưới (30% EBITDA với liên kết, 20%/năm với cá nhân)
Tài trợ giáo dục, y tế, thiên tai	Đóng góp quỹ phòng chống thiên tai, tài trợ xây trường học, bệnh viện	Điểm mới 2026: thêm tài trợ nghiên cứu khoa học và đổi mới sáng tạo theo Thông tư 20/2026

Chi Phí Có Mức Giới Hạn Tỷ Lệ — Những Cạm Bẫy Doanh Nghiệp Hay Mắc

Một số khoản chi được chấp nhận nhưng bị khống chế mức tối đa. Phần vượt ngưỡng bắt buộc phải cộng vào thu nhập chịu thuế, dù chi phí hoàn toàn có hóa đơn hợp lệ. Đây là nhóm gây ra nhiều tranh chấp nhất trong các đợt thanh tra thuế tại TP.HCM.

1. Chi phí quảng cáo, tiếp khách, khuyến mãi — giới hạn 15%

Tổng chi phí quảng cáo thương mại, tiếp khách, khuyến mãi, hội nghị, marketing và quà biếu không vượt 15% tổng các khoản chi phí được trừ khác trong năm (công thức: 15% × chi phí được trừ khác). Giới hạn này giữ nguyên từ Thông tư 78/2014, không thay đổi.

Ví dụ thực tế: Công ty ABC có tổng chi phí được trừ (không bao gồm quảng cáo/tiếp khách) là 8 tỷ đồng. Mức tối đa được trừ cho quảng cáo và tiếp khách = 8 tỷ × 15% = 1,2 tỷ đồng. Nếu thực chi 2 tỷ đồng, phần vượt 800 triệu đồng phải cộng vào thu nhập chịu thuế.

2. Chi phí lãi vay — giới hạn 30% EBITDA và 20%/năm

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí lãi vay bị kiểm soát theo hai chiều:

• Với giao dịch liên kết (Khoản 3 Điều 16 Nghị định 320/2025): Tổng chi phí lãi vay ròng (chi phí lãi vay trừ đi doanh thu lãi vay và lãi tiền gửi) không được vượt 30% EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization — lợi nhuận trước lãi, thuế, khấu hao). Phần vượt không được trừ trong năm, nhưng được chuyển sang các năm tiếp theo tối đa 5 năm.
• Với vay từ cá nhân hoặc tổ chức không phải ngân hàng/tổ chức tín dụng: Phần lãi suất vượt 20%/năm (căn cứ Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015) không được chấp nhận là chi phí hợp lệ.

Doanh nghiệp thuần sản xuất không có giao dịch liên kết vẫn cần theo dõi ngưỡng lãi suất 20%/năm khi vay từ cá nhân (ví dụ: chủ doanh nghiệp cho công ty vay).

3. Chi phúc lợi cho người lao động — giới hạn 1 tháng lương bình quân

Chi phúc lợi (thưởng lễ, tết, du lịch, nghỉ dưỡng, hiếu hỷ) được trừ tối đa 1 tháng lương bình quân thực tế của người lao động trong năm, và phải được quy định trong quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể. Khoản vượt mức này bị loại khỏi chi phí hợp lệ.

23 Nhóm Chi Phí Không Được Trừ Theo Thông Tư 20/2026/TT-BTC

Thông tư 20/2026/TT-BTC liệt kê 23 nhóm chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Dưới đây là các nhóm phổ biến nhất và thường xuất hiện trong kết luận thanh tra của Cục Thuế TP.HCM:

1. Tiền phạt vi phạm hành chính: Bao gồm phạt vi phạm luật giao thông, phạt vi phạm đăng ký kinh doanh, phạt vi phạm quy định kế toán, phạt vi phạm pháp luật về thuế và tiền chậm nộp thuế (đây là sai lầm phổ biến nhất — nhiều doanh nghiệp hạch toán tiền chậm nộp thuế vào chi phí tài chính).
2. Thuế TNDN phải nộp: Không được tính vào chi phí dù được hạch toán trên sổ sách.
3. Thuế GTGT đã được khấu trừ: Phần thuế GTGT đầu vào đã kê khai khấu trừ trong tờ khai VAT hàng tháng/quý không được tính thêm vào chi phí TNDN.
4. Khấu hao tài sản cố định không phục vụ kinh doanh: TSCĐ nhàn rỗi, đang sửa chữa lớn, dùng cho phúc lợi không liên quan kinh doanh.
5. Lương, thưởng của chủ doanh nghiệp tư nhân (không phải người lao động theo hợp đồng); lương của thành viên HĐTV, HĐQT không trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh.
6. Chi phí không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: Trường hợp mua hàng từ cá nhân hộ gia đình theo Nghị định 123 phải có bảng kê đầy đủ thông tin người bán.
7. Khoản chi được bù đắp từ nguồn khác: Chi phí được hoàn lại từ bảo hiểm, từ nhà nước hay từ khách hàng.
8. Chi phí quản lý từ công ty mẹ nước ngoài phân bổ vượt mức: Phần vượt giới hạn quy định theo thỏa thuận giá trước (APA) hoặc quy định về giao dịch liên kết.
9. Lãi vay phần vốn điều lệ chưa góp đủ: Nếu công ty chưa góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký, lãi vay tương ứng phần thiếu hụt không được trừ.
10. Trích lập dự phòng sai quy định: Dự phòng nợ xấu không đủ điều kiện, dự phòng hàng tồn kho không có biên bản kiểm kê, dự phòng đầu tư tài chính không đúng phương pháp.
11. Chi phí từ Quỹ phát triển KH&CN: Các khoản đã chi từ Quỹ Phát triển Khoa học và Công nghệ của doanh nghiệp không được tính lại vào chi phí TNDN.

⚠ Lưu ý đặc biệt: Trong các đợt kiểm tra quyết toán thuế TNDN do Cục Thuế TP.HCM và Tổng cục Thuế tiến hành, tiền phạt hành chính và tiền chậm nộp thuế hạch toán vào chi phí, chi phí không có hóa đơn hợp lệ, và lương chủ doanh nghiệp không có hợp đồng lao động là 3 lỗi xuất hiện nhiều nhất dẫn đến truy thu thuế.

Điểm Mới Quan Trọng Của Thông Tư 20/2026/TT-BTC So Với Quy Định Cũ

Thông tư 20/2026/TT-BTC (ban hành ngày 12/3/2026) thay thế toàn bộ Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, với những thay đổi thực chất sau:

Nội dung	Quy định cũ (TT 78/2014)	Quy định mới (TT 20/2026)
Ngưỡng thanh toán không tiền mặt	20 triệu đồng/giao dịch	5 triệu đồng/giao dịch (giảm 4 lần)
Tài trợ nghiên cứu KH&CN	Chưa được quy định rõ	Được trừ khi tài trợ cho hoạt động nghiên cứu KH&CN và đổi mới sáng tạo
Chi phí môi trường, carbon	Chưa được quy định	Được trừ chi phí giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa carbon
Số nhóm chi phí không được trừ	Không liệt kê cụ thể	23 nhóm được liệt kê rõ ràng, minh bạch
Hiệu lực áp dụng	Từ năm tài chính 2014	Từ kỳ tính thuế TNDN năm 2025 (theo NĐ 320/2025/NĐ-CP)

Hậu Quả Khi Kê Khai Chi Phí Không Hợp Lệ — Rủi Ro Từ Thanh Tra Thuế

Kê khai chi phí không đủ điều kiện làm tăng thu nhập chịu thuế, dẫn đến nộp thiếu thuế TNDN. Khi cơ quan thuế phát hiện qua thanh tra hoặc kiểm tra hồ sơ thuế, doanh nghiệp phải chịu đồng thời 3 loại nghĩa vụ tài chính theo Luật Quản lý thuế 2019 (Luật số 38/2019/QH14):

1. Nộp đủ số thuế còn thiếu: Thuế TNDN thiếu = thu nhập chịu thuế tăng thêm × thuế suất (thường 20%).
2. Tiền chậm nộp: 0,03%/ngày × số thuế thiếu × số ngày chậm nộp (tính từ ngày đến hạn nộp thuế đến ngày nộp thực tế). Sau 1 năm, tiền chậm nộp chiếm khoảng 11%/năm trên số thuế thiếu.
3. Tiền phạt khai thiếu thuế: 20% × số thuế khai thiếu (theo Điều 141 Luật Quản lý thuế), hoặc 1–3 lần số thuế trốn trong trường hợp có hành vi gian lận.

Ví dụ: Doanh nghiệp kê khai chi phí không hợp lệ 500 triệu đồng trong năm 2025. Cơ quan thuế phát hiện và kết luận tháng 6/2026:

• Thuế TNDN phải nộp thêm: 500 triệu × 20% = 100 triệu đồng
• Tiền chậm nộp (18 tháng × 0,03%/ngày × 540 ngày × 100 triệu): ≈ 16,2 triệu đồng
• Tiền phạt khai thiếu: 100 triệu × 20% = 20 triệu đồng
• Tổng nghĩa vụ: ≈ 136,2 triệu đồng thay vì chỉ 100 triệu tiền thuế gốc

Câu Hỏi Thường Gặp Về Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng những điều kiện gì?

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 phải đồng thời đáp ứng 3 điều kiện theo Điều 6 Thông tư 20/2026/TT-BTC: (1) Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh; (2) Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định; (3) Thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên. Nếu thiếu một trong ba điều kiện, khoản chi bị loại và doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế tương ứng khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Chi phí quảng cáo, tiếp khách có bị giới hạn khi tính thuế TNDN không?

Có. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, tổng chi phí quảng cáo thương mại, tiếp khách, khuyến mãi, marketing và quà biếu chỉ được khấu trừ tối đa 15% tổng các khoản chi phí được trừ khác trong năm. Ví dụ: nếu tổng chi phí được trừ khác là 10 tỷ đồng, thì toàn bộ chi quảng cáo và tiếp khách chỉ được trừ tối đa 1,5 tỷ đồng. Phần vượt 15% bị cộng vào thu nhập chịu thuế và phải nộp thuế TNDN.

Chi phí lãi vay bị khống chế như thế nào khi tính thuế TNDN 2026?

Chi phí lãi vay chịu hai loại giới hạn theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP: (1) Với giao dịch liên kết: tổng chi phí lãi vay ròng không vượt 30% EBITDA; phần vượt không được trừ nhưng được chuyển sang tối đa 5 năm tiếp theo. (2) Với vay từ cá nhân hoặc tổ chức không phải tổ chức tín dụng: phần lãi suất vượt 20%/năm (theo Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015) không được trừ. Lãi vay từ ngân hàng thương mại không bị khống chế lãi suất nhưng vẫn phải đáp ứng 3 điều kiện chung.

Những khoản chi phí nào không được trừ khi tính thuế TNDN 2026?

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, có 23 nhóm chi phí không được trừ. Phổ biến nhất gồm: tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế, thuế TNDN, thuế GTGT đã khấu trừ, khấu hao tài sản cố định không dùng cho sản xuất kinh doanh, lương thưởng của chủ doanh nghiệp tư nhân không có hợp đồng lao động, chi phí không có hóa đơn chứng từ hợp lệ, và các khoản được bù đắp từ nguồn kinh phí khác. Đây là những nhóm bị cơ quan thuế phát hiện nhiều nhất trong quá trình thanh kiểm tra tại TP.HCM.

Thanh toán tiền mặt trên 5 triệu đồng có làm mất chi phí được trừ không?

Có, từ kỳ tính thuế năm 2025. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt giảm từ 20 triệu xuống còn 5 triệu đồng mỗi giao dịch. Các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên thanh toán bằng tiền mặt — dù có đầy đủ hóa đơn hợp lệ — vẫn bị loại khỏi chi phí được trừ. Doanh nghiệp cần chuyển sang thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản, thẻ ngân hàng) để bảo toàn chi phí hợp lệ. Lưu ý: nhiều giao dịch tiền mặt cho cùng một nhà cung cấp có thể bị gộp lại nếu có dấu hiệu chia nhỏ để tránh ngưỡng.

Chi phí lương thưởng nhân viên cần điều kiện gì để được trừ?

Chi phí lương và thưởng cho người lao động được trừ khi đáp ứng đồng thời: (1) Có hợp đồng lao động theo đúng quy định Bộ luật Lao động 2019; (2) Mức lương, thưởng được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tiền lương đã ban hành; (3) Thực tế đã chi trả hoặc chi trả trước ngày nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm (trước 31/3 năm sau). Khoản thưởng cuối năm nếu chưa được quy định trong quy chế và chưa chi trả trước 31/3 sẽ bị loại khỏi chi phí năm đó.

Kết Luận — Quản Lý Chi Phí Đúng Quy Định Để Tối Ưu Thuế TNDN

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 đang chịu sự kiểm soát chặt chẽ hơn với 3 điều kiện mới theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, đặc biệt là ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt giảm xuống còn 5 triệu đồng. Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình mua hàng, phê duyệt chi phí, và lưu trữ hồ sơ chứng từ trước kỳ quyết toán thuế TNDN năm 2025.

Để đảm bảo tối ưu chi phí hợp lệ và tránh rủi ro bị truy thu thuế, các doanh nghiệp — đặc biệt là doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp có giao dịch liên kết — nên có sự tư vấn từ kiểm toán viên hoặc chuyên gia thuế am hiểu quy định mới nhất của Tổng cục Thuế và Cục Thuế TP.HCM.