Chi Phí Được Trừ Và Không Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2026: Quy Định Mới Nhất

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện theo Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15: (1) khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, (2) có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, và (3) có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Đây là quy định mới, siết chặt hơn đáng kể so với trước — ngưỡng chuyển khoản bắt buộc đã giảm từ 20 triệu xuống chỉ còn 5 triệu đồng kể từ ngày 1/10/2025. Doanh nghiệp không nắm rõ 23 khoản chi phí không được trừ theo quy định mới rất dễ bị truy thu thuế TNDN, phạt chậm nộp và phạt hành chính khi cơ quan thuế thanh tra, quyết toán.

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?

Chi phí được trừ là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, được phép trừ ra khỏi doanh thu trước khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đây là cách gọi khác của “chi phí hợp lý, hợp lệ” mà kế toán và giám đốc doanh nghiệp thường dùng.

Về bản chất, thu nhập chịu thuế TNDN được tính theo công thức: Thu nhập chịu thuế = Doanh thu − Chi phí được trừ + Các khoản thu nhập khác (xem chi tiết cách tính thuế TNDN 2026). Chi phí được trừ càng được ghi nhận đầy đủ, đúng quy định thì thu nhập chịu thuế càng giảm, kéo theo số thuế TNDN phải nộp giảm tương ứng (thuế suất phổ biến 20%, một số trường hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa được ưu đãi thấp hơn). Ngược lại, nếu một khoản chi bị cơ quan thuế xác định là “chi phí không được trừ”, khoản đó sẽ bị cộng ngược lại vào thu nhập chịu thuế, làm tăng số thuế TNDN phải nộp, đồng thời có thể phát sinh tiền chậm nộp và phạt vi phạm hành chính về thuế.

Quy định về chi phí được trừ áp dụng thống nhất cho mọi loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế).

Điều kiện để một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN?

Một khoản chi được trừ khi đáp ứng đồng thời 3 điều kiện tại Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 (số 67/2025/QH15): khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến sản xuất kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ mức quy định trở lên (hiện là 5 triệu đồng).

Cụ thể hơn: điều kiện thứ nhất yêu cầu khoản chi phải phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh, không phải chi tiêu cá nhân hoặc phục vụ mục đích ngoài kinh doanh của doanh nghiệp. Điều kiện thứ hai đòi hỏi hóa đơn phải hợp pháp (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, đúng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử), không phải hóa đơn khống, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn. Điều kiện thứ ba là điểm doanh nghiệp hay bị loại chi phí nhất trong thực tế: chi tiền mặt cho hóa đơn giá trị lớn dù có đầy đủ hóa đơn VAT hợp lệ vẫn bị loại nếu không chuyển khoản.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN 2025) quy định chi tiết cách xác định các khoản chi này, có hiệu lực áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

Ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bao nhiêu?

Từ ngày 1/10/2025, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm VAT) bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ. Đây là mức mới, giảm mạnh so với ngưỡng 20 triệu đồng áp dụng trước đây.

Lộ trình thay đổi cụ thể như sau:

• Trước 1/7/2025: ngưỡng 20 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản để được trừ chi phí và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Từ 1/7/2025 đến 30/9/2025: giữ nguyên ngưỡng 20 triệu đồng.
• Từ 1/10/2025 trở đi: ngưỡng giảm còn 5 triệu đồng theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, áp dụng đồng thời cho cả điều kiện tính chi phí được trừ thuế TNDN và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Ví dụ thực tế: Công ty A mua văn phòng phẩm trị giá 8 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt, có đầy đủ hóa đơn điện tử hợp lệ. Từ 1/10/2025, khoản chi 8 triệu đồng này vẫn không được trừ khi tính thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, vì thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt — dù hóa đơn hoàn toàn hợp pháp. Doanh nghiệp cần chuyển sang thanh toán qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử được cấp phép hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác cho mọi giao dịch từ 5 triệu đồng để tránh bị loại chi phí.

Riêng chi trả lương, theo hướng dẫn của cơ quan thuế, khoản chi lương từ 5 triệu đồng/lần/người cũng cần có chứng từ chuyển khoản để được tính vào chi phí được trừ, trừ trường hợp doanh nghiệp có quy chế trả lương tiền mặt rõ ràng kèm bảng lương, chứng từ chi tiền có xác nhận của người lao động.

Doanh nghiệp có bao nhiêu khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026?

Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định 23 khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. Đây là danh sách doanh nghiệp cần rà soát kỹ trước khi hạch toán và quyết toán thuế.

Các nhóm chính gồm:

• Tiền phạt: phạt vi phạm giao thông, phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm hóa đơn, phạt vi phạm hành chính về kế toán, thuế và các lĩnh vực khác.
• Chi tài trợ, ủng hộ: tài trợ địa phương, đoàn thể, tổ chức xã hội, từ thiện không đúng đối tượng quy định (trừ tài trợ giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai theo quy định của Chính phủ).
• Chi phí lương, thưởng: lương đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi trả tại thời điểm quyết toán; lương, thưởng không quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính/quy chế thưởng của công ty; lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên; thù lao thành viên HĐQT/HĐTV không trực tiếp điều hành.
• Chi phí lãi vay: phần lãi vay vượt mức khống chế 30% EBITDA theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP (áp dụng với giao dịch liên kết) và lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ chưa góp đủ.
• Khấu hao vượt định mức: khấu hao tài sản cố định không phục vụ sản xuất kinh doanh, khấu hao vượt mức quy định tại Thông tư hướng dẫn về quản lý, sử dụng tài sản cố định.
• Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc chứng từ không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt như đã nêu ở phần trên.
• Khoản chi được bù đắp từ nguồn khác: chi phí đã được chi từ quỹ khen thưởng phúc lợi, quỹ phát triển khoa học công nghệ, hoặc nguồn kinh phí khác không được tính trùng vào chi phí được trừ.

Doanh nghiệp nên đối chiếu danh mục này với Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính trước mỗi kỳ quyết toán để tránh bị Cục Thuế TP.HCM hoặc cơ quan thuế địa phương ấn định lại thu nhập chịu thuế.

Chi phí tiền lương, thưởng nào không được trừ?

Chi phí lương không được trừ gồm: lương đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi trả đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN; lương, thưởng không được ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính, quy chế thưởng của công ty; lương của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ.

Đây là nhóm chi phí doanh nghiệp SME hay mắc lỗi nhất (tham khảo thêm kế toán tiền lương và BHXH). Nguyên nhân phổ biến: công ty trích trước lương tháng 13, thưởng Tết vào chi phí năm tài chính nhưng đến hạn nộp quyết toán (thường là 31/3 hoặc 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính) vẫn chưa chi trả thực tế cho người lao động — khoản này sẽ bị loại. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp không có quy chế lương, thưởng bằng văn bản hoặc hợp đồng lao động không ghi cụ thể các khoản phụ cấp, dẫn đến toàn bộ phần phụ cấp bị cơ quan thuế loại khi thanh tra.

Riêng chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên (cá nhân), khoản “lương” họ tự chi trả cho bản thân về bản chất là phân phối lợi nhuận sau thuế, không phải chi phí kinh doanh, nên không được trừ dù có hạch toán và chi trả thực tế.

Chi tài trợ, ủng hộ có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Chi tài trợ, ủng hộ nói chung không được trừ khi tính thuế TNDN, trừ các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, khắc phục hậu quả thiên tai, xây nhà tình nghĩa cho người nghèo và một số chương trình theo quy định của Chính phủ.

Để được trừ, doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh: biên bản xác nhận tài trợ giữa doanh nghiệp và đơn vị/cá nhân nhận tài trợ (có xác nhận của cơ quan quản lý nhà nước đối với một số loại hình), hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa dùng để tài trợ (nếu tài trợ bằng hiện vật), và chứng từ chi tiền hợp lệ. Thiếu một trong các hồ sơ này, khoản tài trợ dù đúng đối tượng ưu đãi vẫn có thể bị loại khi quyết toán.

Quy trình rà soát chi phí trước khi quyết toán thuế TNDN

Doanh nghiệp nên rà soát chi phí theo 5 bước trước khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN để tránh bị truy thu, phạt khi cơ quan thuế thanh tra.

1. Bước 1 — Rà soát hóa đơn đầu vào: đối chiếu từng hóa đơn với hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu; loại bỏ hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh (tra cứu trên trang tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế).
2. Bước 2 — Kiểm tra chứng từ thanh toán: lọc toàn bộ hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, đối chiếu với sao kê ngân hàng; hóa đơn nào thanh toán tiền mặt phải loại ngay khỏi chi phí được trừ.
3. Bước 3 — Đối chiếu hợp đồng lao động và quy chế lương: đảm bảo mọi khoản lương, thưởng, phụ cấp đều được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính đã ban hành trước khi phát sinh.
4. Bước 4 — Kiểm tra chi phí lãi vay: tính tỷ lệ lãi vay/EBITDA đối với các khoản vay từ bên liên kết, đảm bảo không vượt 30% theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP (xem chi tiết khống chế lãi vay 30% EBITDA).
5. Bước 5 — Lập bảng kê điều chỉnh: tổng hợp toàn bộ chi phí không được trừ vào Phụ lục 03-1A/TNDN (tờ khai quyết toán thuế TNDN) trước khi nộp hồ sơ, tránh bị ấn định thuế và phạt kê khai sai.

So sánh chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Kết Luận

Việc nắm rõ 3 điều kiện chi phí được trừ và 23 khoản chi phí không được trừ theo Luật Thuế TNDN 2025 giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh chính sách thanh toán, hợp đồng lao động và quy chế tài chính trước khi bước vào kỳ quyết toán thuế TNDN 2026. Đặc biệt, ngưỡng chuyển khoản bắt buộc giảm còn 5 triệu đồng từ 1/10/2025 là thay đổi doanh nghiệp cần cập nhật ngay trong quy trình thanh toán hàng ngày để tránh mất chi phí hợp lý oan uổng, đồng thời tránh rủi ro bị phạt chậm nộp thuế TNDN khi bị truy thu sau thanh tra.