Hóa Đơn Điện Tử: Quy Định Mới 2026 Và Cách Xử Lý Sai Sót

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành bắt buộc với toàn bộ doanh nghiệp Việt Nam từ năm 2022. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi xử lý sai sót, hủy hóa đơn hoặc điều chỉnh theo đúng quy định hiện hành của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

1. Quy Định Hóa Đơn Điện Tử Hiện Hành

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân kinh doanh đều bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/7/2022.

Có hai loại hóa đơn điện tử chính:

• HĐĐT có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao theo xác định của cơ quan thuế.
• HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có hệ thống quản lý đủ điều kiện theo quy định.

2. Các Sai Sót Thường Gặp Trên Hóa Đơn Điện Tử

Trong quá trình sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp thường gặp các sai sót phổ biến sau:

• Sai thông tin người mua: Nhập sai tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng
• Sai số tiền, đơn giá hoặc số lượng: Gõ nhầm con số dẫn đến tổng tiền không chính xác
• Sai tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả không khớp với thực tế giao dịch
• Sai ngày tháng: Ghi ngày không đúng với thời điểm phát sinh giao dịch
• Sai thuế suất: Áp dụng nhầm mức thuế GTGT cho hàng hóa, dịch vụ

3. Cách Xử Lý Sai Sót Hóa Đơn Điện Tử Đúng Quy Định

Tùy vào thời điểm phát hiện sai sót và loại sai sót, doanh nghiệp áp dụng các phương pháp xử lý khác nhau:

Trường hợp 1 – Hóa đơn chưa gửi cho người mua (chưa có mã hoặc chưa được chấp nhận): Hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới thay thế. Người bán thực hiện hủy trên phần mềm HĐĐT và lập lại từ đầu.

Trường hợp 2 – Hóa đơn đã gửi cho người mua, phát hiện sai thông tin không liên quan đến tiền thuế: Lập biên bản điều chỉnh có chữ ký của cả hai bên, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh (loại hóa đơn điều chỉnh).

Trường hợp 3 – Hóa đơn đã gửi cho người mua, sai về số tiền hoặc thuế: Lập biên bản hủy hóa đơn có chữ ký hai bên, sau đó lập hóa đơn mới thay thế hoàn toàn.

Tham khảo thêm dịch vụ kế toán trọn gói giúp quản lý hóa đơn chuyên nghiệp, tránh sai sót.

4. Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Và Hủy Hóa Đơn

Biên bản điều chỉnh/hủy hóa đơn điện tử cần có đầy đủ các nội dung:

• Số, ký hiệu hóa đơn cần điều chỉnh/hủy
• Nội dung sai sót cụ thể (ghi rõ sai gì, đúng phải là gì)
• Ngày lập biên bản
• Chữ ký và dấu (nếu có) của người bán và người mua

Đối với hóa đơn điều chỉnh, cần ghi rõ: “Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn số [số hóa đơn], ký hiệu [ký hiệu], ngày [ngày tháng năm]”.

5. Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định

Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ HĐĐT trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành. Dữ liệu phải được lưu trữ an toàn, đảm bảo có thể xuất ra khi cơ quan thuế yêu cầu. Doanh nghiệp có thể lưu trữ trên máy chủ nội bộ hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của nhà cung cấp HĐĐT được Tổng cục Thuế chấp thuận.

Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ, hãy tham khảo tư vấn từ chuyên gia kế toán iGlobal.

Câu Hỏi Thường Gặp

Hóa đơn điện tử có thể hủy sau bao nhiêu ngày kể từ khi phát hành?

Không có giới hạn thời gian cụ thể để hủy hóa đơn điện tử, tuy nhiên cần thực hiện càng sớm càng tốt sau khi phát hiện sai sót. Nếu hóa đơn đã được kê khai trong kỳ thuế, cần điều chỉnh tờ khai thuế GTGT tương ứng. Việc hủy hoặc điều chỉnh cần có biên bản xác nhận của cả hai bên mua bán.

Phạt bao nhiêu nếu không lập hóa đơn điện tử hoặc lập sai?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt vi phạm về hóa đơn từ 200.000 đồng đến 50 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. Không lập hóa đơn hoặc lập không đúng thời điểm bị phạt từ 4-8 triệu đồng. Không chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế bị phạt từ 2-5 triệu đồng.

Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số không?

Đối với HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế, có thể không cần chữ ký số của người bán nhưng phải có mã xác thực của cơ quan thuế cấp trước khi gửi cho người mua.

Kết Luận

Hóa đơn điện tử là công cụ quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Hiểu đúng quy định và xử lý kịp thời các sai sót sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo số liệu kế toán chính xác. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý hóa đơn, hãy liên hệ đội ngũ kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ.

👉 Liên hệ iGlobal để được tư vấn miễn phí – Hotline: 0932 796 879

Bài viết liên quan:

• Dịch vụ kế toán trọn gói 2026
• Chỉ tiêu kiểm toán bắt buộc doanh nghiệp 300 tỷ
• Liên hệ tư vấn kế toán thuế