Hướng dẫn cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi 2026: 5 bước nộp qua mạng trước 12/12

Theo Công văn 32452/STC-ĐKKD ngày 30/10/2026 của Sở Tài chính TP.HCM, doanh nghiệp trên địa bàn cần hoàn thành bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi trước ngày 12/12/2026. Bài này hướng dẫn tự làm từ đầu đến cuối. Nếu không có thời gian, iGlobal làm trọn gói trong 1–3 ngày: 0932 796 879.

Trước khi bắt đầu: doanh nghiệp của bạn thuộc nhóm nào?

Căn cứ: Điều 3, Điều 4 Nghị định 296/2026/NĐ-CP (sửa đổi Điều 17, 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP); khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Bước 1. Xác định ai là chủ sở hữu hưởng lợi

Chủ sở hữu hưởng lợi luôn là cá nhân (không phải công ty), thuộc một trong hai nhóm:

Nhóm A – Sở hữu từ 25% trở lên, trực tiếp hoặc gián tiếp, vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết.

• Trực tiếp: cá nhân đứng tên trên giấy chứng nhận, sổ cổ đông.
• Gián tiếp: cá nhân nắm vốn thông qua công ty khác. Cách tính: nhân tỷ lệ qua từng tầng. Ví dụ ông A nắm 60% công ty X, công ty X nắm 50% công ty của bạn, thì ông A sở hữu gián tiếp 30% và là chủ sở hữu hưởng lợi.

Nhóm B – Có quyền chi phối dù nắm dưới 25%: quyền quyết định bầu, miễn nhiệm đa số thành viên Hội đồng quản trị, Chủ tịch, Giám đốc; sửa đổi điều lệ; thay đổi cơ cấu tổ chức; tổ chức lại, giải thể doanh nghiệp (thường thể hiện trong điều lệ hoặc thỏa thuận cổ đông).

Ví dụ nhanh:

• Công ty TNHH một thành viên, chủ là cá nhân → chính cá nhân đó.
• Công ty cổ phần có 4 cổ đông 40% – 30% – 20% – 10% → hai cổ đông 40% và 30%.
• Công ty con 100% vốn công ty mẹ → truy lên các cá nhân nắm từ 25% công ty mẹ.
• Doanh nghiệp FDI, cổ đông là pháp nhân nước ngoài → truy ngược đến cá nhân cuối cùng ở nước ngoài; nếu không xác định được cá nhân nào đạt tiêu chí, kê khai theo hướng dẫn tại Mẫu số 10.

Giấy tờ cần có sẵn ở bước này: Giấy chứng nhận ĐKDN, điều lệ, sổ cổ đông hoặc danh sách thành viên, giấy tờ pháp lý của công ty mẹ (nếu sở hữu gián tiếp), CCCD hoặc hộ chiếu của các cá nhân.

Bước này là nơi dễ sai nhất với công ty có nhiều tầng sở hữu hoặc vốn nước ngoài. iGlobal rà soát và xác định miễn phí trong 30 phút nếu bạn gửi ảnh ĐKDN qua Zalo 0932 796 879.

Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ gồm hai mẫu theo Thông tư 121/2026/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 68/2025/TT-BTC):

1. Mẫu số 12 – Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Tích vào nội dung “bổ sung, cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi”. Người đại diện theo pháp luật ký.
2. Mẫu số 10 – Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi. Mỗi cá nhân một dòng, gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, dân tộc, địa chỉ liên lạc, loại và số giấy tờ pháp lý (CCCD, hộ chiếu), tỷ lệ sở hữu vốn hoặc cổ phần (trực tiếp, gián tiếp), hình thức chi phối nếu thuộc Nhóm B, thời điểm trở thành chủ sở hữu hưởng lợi.
3. Văn bản ủy quyền nếu người nộp không phải người đại diện theo pháp luật (khoản 1, 2 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP), kèm bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.

Mẹo điền Mẫu số 10:

• Tỷ lệ ghi theo phần trăm có hai chữ số thập phân, ví dụ 33,33%.
• Sở hữu gián tiếp: ghi rõ chuỗi sở hữu (cá nhân → công ty trung gian → doanh nghiệp).
• Địa chỉ liên lạc ghi theo địa giới hành chính mới (sau sáp nhập phường, xã, tỉnh).
• Người nước ngoài: ghi số hộ chiếu, quốc tịch, địa chỉ ở nước ngoài.

Nên làm cùng lúc: cập nhật địa chỉ trụ sở theo địa giới mới và số định danh cá nhân của người đại diện, chủ sở hữu, thành viên góp vốn. Cùng một bộ Mẫu số 12, nộp một lần.

Bước 3. Đăng nhập Hệ thống đăng ký doanh nghiệp qua mạng

1. Vào dangkyquamang.dkkd.gov.vn.
2. Chọn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID (tài khoản của doanh nghiệp hoặc của người đại diện theo pháp luật theo hướng dẫn trên hệ thống).
3. Chọn doanh nghiệp cần làm thủ tục (nếu tài khoản quản lý nhiều doanh nghiệp).

Nếu doanh nghiệp chưa có tài khoản định danh điện tử, cần đăng ký trước; đây là lý do nên bắt đầu sớm, không đợi sát ngày 12/12.

Bước 4. Tạo hồ sơ và nộp

1. Chọn thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp → loại thông báo thay đổi.
2. Chọn nội dung bổ sung, cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (có thể tích thêm nội dung cập nhật địa chỉ, số định danh nếu làm kèm).
3. Nhập thông tin từng chủ sở hữu hưởng lợi đúng như Mẫu số 10 đã chuẩn bị.
4. Tải lên bản scan Mẫu số 12, Mẫu số 10 đã ký (hoặc ký số), văn bản ủy quyền nếu có.
5. Kiểm tra lại toàn bộ, xác nhận và nộp hồ sơ. Hệ thống trả về biên nhận điện tử.

Thủ tục này không thu lệ phí nhà nước.

Bước 5. Theo dõi kết quả và lưu hồ sơ

• Đăng nhập lại hệ thống để xem trạng thái. Nếu có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, chỉnh theo thông báo và nộp lại.
• Khi được chấp thuận, tải và lưu kết quả cùng bộ hồ sơ đã nộp. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ và cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi khi có thay đổi về sau.
• Gặp vướng mắc kỹ thuật có thể gửi email tới hộp thư hỗ trợ của Sở Tài chính nêu trong công văn: dkkd.stc@tphcm.gov.vn.

5 lỗi thường gặp khi tự làm

1. Chỉ kê khai người đại diện theo pháp luật, bỏ sót cổ đông lớn.
2. Không truy ngược sở hữu gián tiếp qua công ty mẹ, đặc biệt với doanh nghiệp FDI.
3. Ghi tỷ lệ sở hữu theo vốn góp thực tế thay vì tỷ lệ trên giấy chứng nhận.
4. Dùng mẫu cũ của Thông tư 68/2025 thay vì mẫu mới Thông tư 121/2026.
5. Địa chỉ ghi theo phường, quận cũ chưa cập nhật theo địa giới hành chính mới.

Không có thời gian tự làm? Để iGlobal làm trọn gói

iGlobal (công ty kiểm toán độc lập, thành viên VACPA, 15 năm tại TP.HCM) nhận rà soát cơ cấu sở hữu, soạn Mẫu số 10, Mẫu số 12, nộp qua mạng và theo dõi đến khi có kết quả. Thời gian 1–3 ngày làm việc. Phí từ 800.000 đ. Chuyên doanh nghiệp FDI và sở hữu nhiều tầng.

Xem chi tiết: Dịch vụ cập nhật chủ sở hữu hưởng lợi
Gọi hoặc Zalo 0932 796 879, gửi ảnh Giấy chứng nhận ĐKDN để được xác định chủ sở hữu hưởng lợi miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Người đại diện theo pháp luật có phải là chủ sở hữu hưởng lợi không?
Chỉ khi nắm từ 25% vốn trở lên hoặc có quyền chi phối. Không đương nhiên.

Công ty có 5 cổ đông mỗi người 20% thì kê khai ai?
Không ai đạt 25%. Kê khai cá nhân có quyền chi phối (nếu có); nếu không, kê khai theo hướng dẫn tại Mẫu số 10 về trường hợp không xác định được.

Doanh nghiệp FDI cổ đông là công ty nước ngoài thì làm sao?
Truy ngược đến cá nhân nắm từ 25% công ty mẹ hoặc cá nhân có quyền chi phối. Cần hồ sơ pháp lý của công ty mẹ, có thể phải dịch thuật.

Thủ tục mất bao lâu?
Thời gian xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh thường vài ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ; nếu phải sửa đổi bổ sung sẽ lâu hơn.

Có phải nộp bản giấy không?
Không. Toàn bộ nộp qua mạng bằng tài khoản định danh điện tử.

Thủ tục có mất lệ phí không?
Không thu lệ phí nhà nước. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện; iGlobal chỉ thu phí dịch vụ nếu làm thay.