Kế Toán Tiền Lương Và BHXH 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là phần hành có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Chỉ một sai sót nhỏ trong cách tính lương, trích BHXH hay hạch toán chi phí có thể dẫn đến tranh chấp lao động hoặc bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán. Bài viết này trình bày đầy đủ quy trình kế toán tiền lương và BHXH năm 2026 mà doanh nghiệp cần nắm.
1. Xây Dựng Thang Bảng Lương Và Quy Chế Trả Lương
Trước khi hạch toán, doanh nghiệp cần có thang bảng lương, quy chế lương, thưởng được ban hành hợp lệ và lưu trữ đầy đủ. Đây là căn cứ pháp lý để tính lương, đồng thời là hồ sơ bắt buộc khi cơ quan thuế kiểm tra chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Quy chế lương cần quy định rõ cách tính lương cơ bản, phụ cấp, lương làm thêm giờ, lương thử việc và các khoản thưởng theo hiệu quả công việc.
2. Tỷ Lệ Trích Các Khoản Bảo Hiểm Bắt Buộc
Hiện nay, tổng tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp mà doanh nghiệp và người lao động cùng đóng góp dao động quanh mức 32% trên quỹ lương tham gia bảo hiểm, trong đó doanh nghiệp chịu phần lớn hơn người lao động. Kế toán cần theo dõi chính xác mức lương tham gia bảo hiểm của từng nhân viên, đặc biệt với các trường hợp tăng lương, nghỉ thai sản, nghỉ không lương để điều chỉnh số liệu báo tăng, báo giảm kịp thời với cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Hạch Toán Chi Phí Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương
Chi phí tiền lương được ghi nhận vào tài khoản chi phí tương ứng với bộ phận sử dụng lao động (giá vốn, bán hàng, quản lý doanh nghiệp), đối ứng với tài khoản phải trả người lao động. Phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng được tính vào chi phí, còn phần người lao động đóng được khấu trừ trực tiếp từ lương. Để chi phí lương được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương có ký nhận và chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với các khoản lương từ 20 triệu đồng trở lên.
4. Quyết Toán Thuế TNCN Từ Tiền Lương
Song song với kế toán lương, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo biểu thuế lũy tiến từng phần đối với lao động có hợp đồng từ 3 tháng trở lên, hoặc khấu trừ 10% đối với các khoản chi trả dưới 2 triệu đồng cho lao động thời vụ không ký hợp đồng chính thức. Cuối năm, doanh nghiệp phải lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho toàn bộ người lao động, đối chiếu số đã khấu trừ, số đã nộp và số chênh lệch phải nộp thêm hoặc được hoàn trả.
Câu Hỏi Thường Gặp
Mức lương tham gia bảo hiểm xã hội có bắt buộc bằng lương thực tế không?
Không nhất thiết bằng toàn bộ thu nhập thực tế, nhưng mức lương tham gia bảo hiểm tối thiểu phải bao gồm lương theo công việc, phụ cấp lương và các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể, không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Chi phí lương không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng bị xử lý thế nào?
Khoản lương từ 20 triệu đồng/lần chi trả trở lên nếu không thanh toán qua ngân hàng sẽ không được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp bị loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Doanh nghiệp có được chậm đóng BHXH khi khó khăn tài chính không?
Doanh nghiệp vẫn phải đóng đúng hạn, nếu chậm đóng sẽ bị tính lãi chậm đóng theo quy định và có thể bị cơ quan bảo hiểm xã hội xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng bảo hiểm của người lao động.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác, cập nhật quy định liên tục và phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự. Để tránh sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động và nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp nên có đội ngũ kế toán chuyên môn hoặc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói uy tín.
👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
Bai viet Lien quan
Ban can tu van? Lien he iGlobal ngay!
Hotline: 0932 796 879
