Kế Toán Tiền Lương Và BHXH: Hướng Dẫn Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp 2026
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nghiệp vụ phức tạp và quan trọng nhất trong công tác kế toán doanh nghiệp. Thực hiện đúng không chỉ đảm bảo quyền lợi người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu chi phí hợp lý.
1. Cơ Sở Pháp Lý Kế Toán Tiền Lương Và BHXH 2026
Kế toán tiền lương và BHXH tại Việt Nam được thực hiện theo các văn bản pháp lý chủ yếu sau:
- Bộ Luật Lao động 2019 – Quy định về hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc
- Luật BHXH 2024 – Có hiệu lực từ 01/07/2025, điều chỉnh nhiều quy định về mức đóng và quyền lợi
- Thông tư 200/2014/TT-BTC – Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (các TK 334, 338)
- Nghị định 38/2022/NĐ-CP và các Nghị định sửa đổi – Quy định mức lương tối thiểu vùng
Từ 01/07/2025, Luật BHXH 2024 có nhiều thay đổi quan trọng: giảm thời gian đóng BHXH tối thiểu để hưởng lương hưu từ 20 năm xuống 15 năm, mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và điều chỉnh mức đóng.
2. Các Khoản Trích Theo Lương – Bảng Tỷ Lệ 2026
Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ hiện hành (áp dụng cho năm 2026):
| Khoản trích | Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng | Tổng |
| BHXH | 17,5% | 8% | 25,5% |
| BHYT | 3% | 1,5% | 4,5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| KPCĐ | 2% | 1% | 3% |
| Tổng cộng | 23,5% | 10,5% | 34% |
Lưu ý: Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN tính trên mức tiền lương ghi trong hợp đồng lao động, tối đa 20 lần mức lương cơ sở (tức 36.000.000 đồng/tháng năm 2026).
3. Hướng Dẫn Hạch Toán Kế Toán Tiền Lương
Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng các tài khoản chính:
- TK 334 – Phải trả người lao động (lương net phải trả)
- TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ)
- TK 622, 627, 641, 642 – Chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí QLDN
Bút toán ghi nhận lương tháng:
- Nợ TK 622/627/641/642: Tổng lương gross + phần DN đóng BH (23,5%)
- Có TK 334: Lương net phải trả người lao động
- Có TK 338 (3382,3383,3384,3386): Các khoản phải nộp BH của cả DN và NLĐ
Bút toán chi lương:
- Nợ TK 334: Số tiền thực chi
- Có TK 111/112: Tiền mặt / tiền gửi ngân hàng
4. Các Lỗi Thường Gặp Và Cách Khắc Phục
Qua kinh nghiệm tư vấn và kiểm toán của iGlobal, các doanh nghiệp thường mắc phải những sai sót sau:
Sai sót 1: Tính lương theo ngày công không chính xác
Nhiều doanh nghiệp tính ngày làm việc theo tháng là 26 ngày nhưng thực tế quy định là số ngày làm việc thực tế trong tháng. Cần thống nhất cách tính và ghi rõ trong nội quy lương thưởng.
Sai sót 2: Đóng BHXH trên lương không đúng cơ cấu
Chỉ đóng trên lương cơ bản thay vì lương ghi trong HĐLĐ (gồm phụ cấp gắn với vị trí, chức vụ). Điều này dẫn đến rủi ro bị truy thu và phạt khi cơ quan BHXH thanh tra.
Sai sót 3: Không lưu đủ chứng từ tiền lương
Bảng chấm công, bảng tính lương, phiếu chi lương, và ký nhận của người lao động phải được lưu trữ đầy đủ tối thiểu 10 năm.
Sai sót 4: Quên khai và nộp BHXH đúng hạn
Hồ sơ BHXH phải nộp trước ngày 15 hàng tháng, tiền phải nộp trước ngày 25 hàng tháng. Chậm nộp bị tính lãi 0,03%/ngày theo số tiền chậm nộp.
Để được tư vấn về dịch vụ kế toán trọn gói bao gồm xử lý lương và BHXH, liên hệ đội ngũ chuyên gia iGlobal ngay hôm nay.
5. Kê Khai Và Quyết Toán Thuế TNCN Từ Tiền Lương
Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN tại nguồn trước khi chi trả lương cho người lao động. Quy trình gồm:
- Xác định thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản miễn thuế – Các khoản giảm trừ
- Áp dụng biểu thuế lũy tiến 7 bậc (5% đến 35%) hoặc khấu trừ 10% với hợp đồng dưới 3 tháng
- Khai thuế TNCN hàng tháng/quý trên Cổng dịch vụ thuế điện tử
- Quyết toán thuế TNCN trước ngày 31/03 năm sau và cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động
Xem thêm về điều kiện kiểm toán bắt buộc để biết liệu doanh nghiệp có cần kiểm toán nghiệp vụ lương hay không.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp không đóng BHXH cho người lao động bị phạt như thế nào?
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp không đóng BHXH bắt buộc bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm, tối đa không quá 75 triệu đồng. Ngoài ra phải đóng đủ số tiền chưa đóng và nộp lãi chậm đóng.
Người lao động làm việc bán thời gian có phải đóng BHXH không?
Từ 01/07/2025 theo Luật BHXH 2024, người lao động làm việc theo hợp đồng có thời hạn từ 1 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, kể cả làm bán thời gian với mức lương bằng hoặc cao hơn mức lương làm căn cứ đóng BHXH thấp nhất.
Lương tháng 13 và thưởng có phải đóng BHXH không?
Lương tháng 13 (thưởng gắn với kết quả làm việc) và các khoản thưởng không thường xuyên không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Tuy nhiên, các khoản phụ cấp thường xuyên ghi trong hợp đồng lao động phải tính vào tiền lương đóng BHXH.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác cao và cập nhật liên tục với các thay đổi pháp lý. Doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm kế toán tốt và đội ngũ kế toán có chuyên môn, hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa chi phí lao động hợp pháp.
👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 028 7308 0809
Bài viết liên quan:
Bai viet Lien quan
Ban can tu van? Lien he iGlobal ngay!
Hotline: 0932 796 879
