Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Cho Kiểm Toán Lần Đầu: Checklist Đầy Đủ 2026

Kiểm toán lần đầu là thử thách lớn với nhiều doanh nghiệp bởi không biết cần chuẩn bị gì, cần bao lâu và phải phối hợp với kiểm toán viên ra sao. Bài viết này cung cấp checklist hồ sơ đầy đủ, giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị và rút ngắn thời gian thực hiện kiểm toán.

1. Tại Sao Doanh Nghiệp Phải Thực Hiện Kiểm Toán Lần Đầu?

Nhiều doanh nghiệp không biết mình thuộc diện kiểm toán bắt buộc cho đến khi bị nhắc nhở bởi cơ quan thuế hoặc đối tác. Theo quy định hiện hành, các trường hợp buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính gồm:

• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)
• Doanh nghiệp niêm yết và tổ chức phát hành chứng khoán ra công chúng
• Tổ chức tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán
• Doanh nghiệp nhà nước và công ty mẹ của tập đoàn nhà nước
• Theo Nghị định 90/2025/NĐ-CP: Doanh nghiệp có tổng doanh thu từ 300 tỷ đồng trở lên HOẶC tổng tài sản từ 100 tỷ đồng trở lên trong năm tài chính

Ngoài bắt buộc, nhiều doanh nghiệp chủ động kiểm toán để tăng uy tín với ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác hoặc chuẩn bị cho giao dịch M&A. Xem thêm công ty nào cần phải kiểm toán để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp.

2. Checklist Hồ Sơ Pháp Lý Doanh Nghiệp

Trước tiên, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu về cơ cấu pháp lý và tổ chức của doanh nghiệp. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các lần thay đổi
• Điều lệ công ty và các lần sửa đổi
• Sơ đồ tổ chức và danh sách ban lãnh đạo, hội đồng quản trị
• Biên bản họp và nghị quyết của HĐQT/ĐHĐCĐ trong kỳ kiểm toán
• Danh sách cổ đông/thành viên góp vốn và tỷ lệ sở hữu
• Các hợp đồng vay, hợp đồng thế chấp, cam kết ngoại bảng quan trọng
• Giấy phép kinh doanh chuyên ngành (nếu có)

3. Checklist Hồ Sơ Kế Toán – Tài Chính

Đây là phần trọng tâm của kiểm toán. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Sổ sách kế toán:

• Nhật ký chung và các nhật ký chuyên dùng
• Sổ cái tất cả các tài khoản
• Sổ chi tiết các tài khoản phải thu, phải trả, hàng tồn kho, tài sản cố định
• Bảng cân đối phát sinh tài khoản theo tháng

Báo cáo tài chính:

• Dự thảo báo cáo tài chính đầy đủ 4 biểu mẫu (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC)
• Báo cáo tài chính kỳ trước (để đối chiếu số dư đầu kỳ)

Chứng từ gốc quan trọng:

• Hóa đơn đầu ra/đầu vào có giá trị lớn
• Hợp đồng kinh tế chủ yếu với khách hàng và nhà cung cấp
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao, thanh lý hợp đồng
• Chứng từ ngân hàng: sao kê tài khoản, giấy báo nợ/có, biên bản đối chiếu

4. Checklist Theo Từng Khoản Mục Trọng Yếu

Tiền và tương đương tiền: Sao kê ngân hàng tháng 12 và cuối năm; biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt tại ngày 31/12.

Phải thu khách hàng: Bảng tổng hợp công nợ phải thu theo khách hàng; biên bản đối chiếu công nợ (nếu có); danh sách nợ khó đòi và hồ sơ trích lập dự phòng.

Hàng tồn kho: Biên bản kiểm kê hàng tồn kho ngày 31/12 có chữ ký người chứng kiến; bảng tổng hợp tồn kho theo từng mặt hàng; hồ sơ hàng tồn kho chậm luân chuyển, kém chất lượng.

Tài sản cố định: Danh mục TSCĐ đầy đủ (nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại); hóa đơn mua sắm TSCĐ trong năm; biên bản kiểm kê TSCĐ; hồ sơ thanh lý, nhượng bán TSCĐ.

Vay và nợ thuê tài chính: Hợp đồng vay; xác nhận số dư từ ngân hàng/bên cho vay tại ngày 31/12; lịch trả nợ.

Thuế: Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN trong năm; biên lai nộp thuế; thông báo của cơ quan thuế (nếu có); quyết toán thuế TNDN năm trước.

Tham khảo thêm quy trình kiểm toán để hiểu kiểm toán viên sẽ làm gì với các hồ sơ này.

5. Lịch Trình Chuẩn Bị Tốt Nhất

Nhiều doanh nghiệp đợi đến tháng 2-3 năm sau mới bắt đầu chuẩn bị, khi đó áp lực rất lớn và dễ phát sinh sai sót. Lịch trình lý tưởng:

• Tháng 10-11: Ký hợp đồng kiểm toán, trao đổi phạm vi và yêu cầu với công ty kiểm toán
• Tháng 12: Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho; gửi thư xác nhận công nợ, ngân hàng
• Tháng 1: Hoàn thiện sổ sách, lập dự thảo BCTC, rà soát các bút toán điều chỉnh
• Tháng 2: Kiểm toán viên làm việc chính thức tại doanh nghiệp, cung cấp hồ sơ theo yêu cầu
• Trước 31/03: Phát hành báo cáo kiểm toán chính thức

Ký hợp đồng sớm còn giúp doanh nghiệp được hưởng mức phí kiểm toán tốt hơn. Xem thêm về chi phí kiểm toán báo cáo tài chính 2026 để lập kế hoạch ngân sách.

Câu Hỏi Thường Gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có phải kiểm toán năm đầu tiên không?

Nếu thuộc diện bắt buộc (FDI, tổng tài sản/doanh thu vượt ngưỡng), doanh nghiệp phải kiểm toán ngay từ năm đầu tiên hoạt động. Kỳ kiểm toán đầu tiên sẽ từ ngày thành lập đến 31/12. Kiểm toán lần đầu thường mất nhiều thời gian hơn do kiểm toán viên cần tìm hiểu từ đầu về doanh nghiệp và kiểm tra số dư đầu kỳ.

Nếu sổ sách chưa hoàn chỉnh thì có kiểm toán được không?

Doanh nghiệp cần hoàn thiện sổ sách trước khi kiểm toán. Nếu sổ sách có nhiều sai sót, kiểm toán viên sẽ đề xuất các bút toán điều chỉnh, nhưng doanh nghiệp phải là người quyết định chấp nhận hay không. Nếu sai sót quá lớn, có thể dẫn đến ý kiến kiểm toán ngoại trừ hoặc từ chối cho ý kiến.

Kiểm toán viên cần làm việc tại văn phòng doanh nghiệp bao lâu?

Thời gian làm việc tại chỗ phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp. Thông thường từ 3-10 ngày làm việc cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể lên đến 3-4 tuần cho doanh nghiệp lớn hoặc nhiều công ty con. Bên cạnh đó còn có giai đoạn chuẩn bị và soát xét từ xa.

Kết Luận

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng hạn là chìa khóa để cuộc kiểm toán lần đầu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị từ quý 4, ký hợp đồng sớm với công ty kiểm toán uy tín và duy trì hệ thống sổ sách ngăn nắp trong suốt năm tài chính.

iGlobal với kinh nghiệm kiểm toán đa dạng ngành nghề sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn chuẩn bị đến khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức.

👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 028 7308 0809

Bài viết liên quan:

• Chỉ tiêu kiểm toán bắt buộc 300 tỷ
• Chi phí kiểm toán báo cáo tài chính
• Đội ngũ chuyên gia kiểm toán iGlobal