Kế Toán Tiền Lương Và BHXH: Hướng Dẫn Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp 2026
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nghiệp vụ phức tạp và quan trọng nhất trong kế toán doanh nghiệp. Sai sót trong lĩnh vực này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động mà còn kéo theo rủi ro pháp lý nghiêm trọng với cơ quan thuế và cơ quan BHXH. Bài viết này iGlobal hướng dẫn đầy đủ từ A đến Z.
1. Các Khoản Mục Tiền Lương Doanh Nghiệp Phải Hạch Toán
Hệ thống tiền lương trong doanh nghiệp bao gồm nhiều thành phần khác nhau, kế toán cần nắm rõ để hạch toán đúng:
- Lương cơ bản: Mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động, không được thấp hơn lương tối thiểu vùng (từ 2025: Vùng I = 4.960.000 đồng/tháng).
- Phụ cấp: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn trưa (tối đa 730.000 đồng/tháng được miễn thuế TNCN).
- Thưởng: Thưởng năng suất, thưởng tháng 13, thưởng doanh số — đây là thu nhập chịu thuế TNCN.
- Các khoản khấu trừ: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phần người lao động đóng, thuế TNCN.
Tài khoản sử dụng: TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (Phải trả khác — bảo hiểm).
2. Quy Định BHXH, BHYT, BHTN Năm 2026
Tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc năm 2026 (tính trên lương đóng BHXH):
| Loại bảo hiểm | Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng |
|---|---|---|
| BHXH | 17% | 8% |
| BHYT | 3% | 1,5% |
| BHTN | 1% | 1% |
| Tổng cộng | 21% | 10,5% |
Lưu ý quan trọng: Mức đóng BHXH tối đa = 20 lần lương cơ sở (năm 2026: 2.340.000 đồng × 20 = 46.800.000 đồng/tháng). Từ 1/7/2025, lương cơ sở tăng lên 2.340.000 đồng theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP.
3. Quy Trình Hạch Toán Tiền Lương Hàng Tháng
Kế toán tiền lương cần thực hiện theo đúng trình tự sau:
Bước 1 — Tập hợp dữ liệu chấm công: Thu thập bảng chấm công từ các phòng ban, xác nhận số ngày/giờ làm việc thực tế.
Bước 2 — Tính lương và các khoản phụ cấp: Áp dụng công thức: Lương thực nhận = Lương cơ bản × (Ngày công thực tế / Ngày công chuẩn) + Phụ cấp.
Bước 3 — Tính và khấu trừ bảo hiểm: Tính phần BHXH, BHYT, BHTN người lao động phải đóng (10,5%) và khấu trừ vào lương.
Bước 4 — Tính thuế TNCN: Xác định thu nhập chịu thuế sau khi trừ giảm trừ gia cảnh (bản thân 11 triệu, người phụ thuộc 4,4 triệu), áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần.
Bước 5 — Lập bảng lương: Trình duyệt cấp quản lý có thẩm quyền ký xác nhận trước khi thanh toán.
Bước 6 — Hạch toán kế toán:
- Nợ TK 622/627/641/642 / Có TK 334 (lương phải trả)
- Nợ TK 334 / Có TK 338 (phần BHXH, BHYT, BHTN người lao động)
- Nợ TK 622/627/641/642 / Có TK 338 (phần BHXH, BHYT, BHTN doanh nghiệp)
- Nợ TK 334 / Có TK 3335 (thuế TNCN khấu trừ)
4. Thời Hạn Nộp BHXH Và Khai Thuế TNCN
Doanh nghiệp cần tuân thủ các thời hạn quan trọng sau:
- Nộp BHXH: Hằng tháng, chậm nhất ngày cuối tháng. Chậm nộp bị phạt 0,03%/ngày × số tiền chậm nộp.
- Khai thuế TNCN theo tháng: Chậm nhất ngày 20 tháng sau (nếu khấu trừ trên 50 triệu/tháng).
- Khai thuế TNCN theo quý: Chậm nhất ngày 30 tháng đầu quý sau (nếu khấu trừ dưới 50 triệu/tháng).
- Quyết toán thuế TNCN: Chậm nhất ngày 31/3 năm sau.
- Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động: 6 tháng và cuối năm.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói 2026 — để có đội ngũ chuyên nghiệp xử lý toàn bộ nghiệp vụ này cho doanh nghiệp.
5. Những Lỗi Phổ Biến Cần Tránh
Qua kinh nghiệm kiểm toán tại iGlobal, chúng tôi thường gặp các lỗi sau:
- Không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng không ghi rõ mức lương dùng để đóng BHXH
- Đóng BHXH trên mức lương thấp hơn thực tế để tiết kiệm chi phí (vi phạm pháp luật)
- Không khấu trừ và kê khai thuế TNCN cho nhân viên thời vụ, freelancer
- Quên hạch toán phần kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải đóng (2% quỹ lương)
- Bảng lương không có chữ ký xác nhận của người lao động
Tham khảo thêm: Công ty nào cần phải kiểm toán? — kiểm toán giúp phát hiện sớm các sai sót về lương và BHXH.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có phải đóng BHXH ngay từ tháng đầu không?
Có. Doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc ngay khi ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên với người lao động. Thời hạn đăng ký là 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng.
Trường hợp không có lợi nhuận có được miễn đóng BHXH không?
Không. Nghĩa vụ đóng BHXH không phụ thuộc vào tình hình kinh doanh. Nếu doanh nghiệp đang hoạt động và có người lao động ký hợp đồng, bắt buộc phải đóng BHXH theo quy định.
Lao động thử việc có phải đóng BHXH không?
Từ ngày 1/1/2018, người lao động trong thời gian thử việc theo hợp đồng thử việc không phải đóng BHXH. Tuy nhiên, nếu hợp đồng lao động có điều khoản thử việc thì vẫn phải đóng BHXH ngay từ đầu.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự am hiểu sâu về cả quy định lao động lẫn pháp luật thuế. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, giảm thiểu rủi ro và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.
👉 Liên hệ iGlobal để được tư vấn dịch vụ kế toán tiền lương và BHXH trọn gói – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
Bai viet Lien quan
Ban can tu van? Lien he iGlobal ngay!
Hotline: 0932 796 879
