Kế Toán Tiền Lương Và BHXH: Hướng Dẫn Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp 2026

Kế toán tiền lương và BHXH là một trong những phần công việc phức tạp và dễ sai sót nhất trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Từ việc tính lương, trích nộp bảo hiểm xã hội đến hạch toán đúng tài khoản — mỗi bước đều có quy định pháp lý chặt chẽ. Bài viết này hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình từ A đến Z giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp thực hiện đúng luật năm 2026.

1. Các Khoản Mục Trong Bảng Lương Doanh Nghiệp

Bảng lương doanh nghiệp thường bao gồm các khoản chính sau:

• Lương cơ bản: Mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Phụ cấp: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp xăng xe, điện thoại…
• Thưởng: Thưởng doanh số, thưởng hiệu quả công việc, thưởng lễ tết.
• Các khoản khấu trừ: BHXH, BHYT, BHTN phần người lao động; thuế TNCN; tạm ứng chưa hoàn.

Lưu ý quan trọng: Chỉ những khoản phụ cấp mang tính thường xuyên mới phải tính vào căn cứ đóng BHXH. Các khoản phụ cấp không thường xuyên như thưởng tết, thưởng đột xuất không phải căn cứ tính BHXH theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP.

2. Tỷ Lệ Trích Nộp BHXH, BHYT, BHTN Năm 2026

Theo quy định hiện hành, tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc năm 2026 như sau:

Mức tiền lương tối đa để tính đóng BHXH bằng 20 lần mức lương tối thiểu vùng. Riêng BHYT và BHTN giới hạn 20 lần lương cơ sở.

3. Hạch Toán Kế Toán Tiền Lương Và BHXH Đúng Chuẩn

Kế toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo các bước sau:

Bước 1: Hạch toán lương phải trả người lao động

Nợ TK 622/623/627/641/642 (tùy bộ phận sử dụng lao động)
Có TK 334 — Phải trả người lao động

Bước 2: Hạch toán trích BHXH, BHYT, BHTN phần doanh nghiệp

Nợ TK 622/623/627/641/642
Có TK 3383 — BHXH (17%)
Có TK 3384 — BHYT (3%)
Có TK 3386 — BHTN (1%)

Bước 3: Trừ phần BHXH, BHYT, BHTN của người lao động vào lương

Nợ TK 334
Có TK 3383 — BHXH (8%)
Có TK 3384 — BHYT (1,5%)
Có TK 3386 — BHTN (1%)

Bước 4: Khấu trừ thuế TNCN

Nợ TK 334
Có TK 333.2 — Thuế TNCN

Bước 5: Thanh toán lương thực nhận

Nợ TK 334
Có TK 111/112

4. Kỳ Kê Khai Và Thời Hạn Nộp BHXH

Doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc hàng tháng cho người lao động. Cụ thể:

• Thời hạn nộp: Chậm nhất ngày cuối tháng của tháng phát sinh tiền lương.
• Phương thức nộp: Chuyển khoản qua hệ thống ngân hàng hoặc ứng dụng VssID.
• Chứng từ kèm theo: Bảng kê danh sách lao động và mức đóng (Mẫu D02-LT).
• Mức phạt chậm nộp: Lãi suất 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp theo Điều 122 Luật BHXH.

Đối với báo cáo quyết toán thuế TNCN, doanh nghiệp phải nộp trước ngày 31/3 năm tiếp theo và quyết toán thay cho người lao động có thu nhập từ một nơi (nếu ủy quyền quyết toán).

5. Những Sai Sót Phổ Biến Cần Tránh

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mắc phải các lỗi sau khi xử lý kế toán lương và BHXH:

• Đưa thưởng Tết, thưởng quý vào căn cứ tính BHXH (sai quy định).
• Không hạch toán phần doanh nghiệp đóng BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh đúng bộ phận.
• Chậm nộp BHXH do chưa xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ.
• Không lưu đủ chứng từ: bảng chấm công, bảng lương có chữ ký, giấy tờ cá nhân người lao động.
• Kê khai thuế TNCN sai kỳ (nộp thuế TNCN theo tháng thay vì quý khi đủ điều kiện nộp quý).

Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên có bộ quy trình nội bộ rõ ràng và kiểm tra định kỳ. Tham khảo thêm tại dịch vụ kế toán trọn gói để được hỗ trợ toàn diện.

Câu Hỏi Thường Gặp

Phụ cấp xăng xe, điện thoại có phải đóng BHXH không?

Phụ cấp xăng xe, điện thoại có tính chất bù đắp chi phí thực tế không mang tính thường xuyên thì không phải căn cứ đóng BHXH theo Nghị định 38/2022. Tuy nhiên, nếu các khoản này được ghi vào hợp đồng lao động như một phần cố định của thu nhập thì cần xem xét kỹ.

Người lao động có thai có được giảm đóng BHXH không?

Không. Người lao động trong thời gian thai sản vẫn được tính là tham gia BHXH và hưởng chế độ thai sản từ quỹ BHXH. Doanh nghiệp vẫn tiếp tục đóng phần của người sử dụng lao động trong thời gian nhân viên nghỉ thai sản.

Doanh nghiệp có dưới 10 lao động có phải đóng BHXH không?

Có. BHXH bắt buộc áp dụng cho tất cả doanh nghiệp không phân biệt quy mô, kể cả hộ kinh doanh có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên.

Kết Luận

Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác cao về mặt số liệu lẫn tuân thủ pháp lý. Từ việc tính toán đúng tỷ lệ trích nộp, hạch toán đúng tài khoản đến kê khai và nộp đúng hạn — mỗi bước đều ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và rủi ro pháp lý của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn chưa tự tin về quy trình này, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.

👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 0932 796 879 để được tư vấn miễn phí về kế toán tiền lương và BHXH cho doanh nghiệp của bạn.

Bài viết liên quan:

• Dịch vụ kế toán trọn gói 2026: Lợi ích và chi phí
• Đội ngũ chuyên gia kế toán kiểm toán iGlobal
• Công ty nào cần phải kiểm toán bắt buộc?