Kế Toán Tiền Lương Và BHXH: Hướng Dẫn Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những phần việc nhạy cảm nhất của bộ phận kế toán, vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi người lao động và nghĩa vụ nộp bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp. Chỉ một sai sót nhỏ trong tính lương cũng có thể dẫn đến khiếu nại, tranh chấp hoặc bị cơ quan bảo hiểm xử phạt.
1. Các Khoản Mục Cấu Thành Bảng Lương
Bảng lương hàng tháng thường gồm: lương cơ bản theo hợp đồng, phụ cấp (ăn trưa, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm), lương làm thêm giờ, thưởng hiệu suất nếu có, và các khoản khấu trừ như BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), thuế thu nhập cá nhân tạm khấu trừ. Kế toán cần phân biệt rõ khoản nào tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và khoản nào không, đặc biệt là các khoản phụ cấp có hóa đơn, chứng từ hợp lệ đi kèm.
2. Cách Tính BHXH, BHYT, BHTN Năm 2026
Mức đóng BHXH bắt buộc hiện nay là 25,5% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng, trong đó doanh nghiệp đóng 17,5% và người lao động đóng 8%. BHYT tổng cộng 4,5% (doanh nghiệp 3%, người lao động 1,5%). BHTN tổng cộng 2% (mỗi bên 1%). Tiền lương làm căn cứ đóng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng và không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở đối với BHXH, BHYT. Kế toán cần cập nhật kịp thời khi có thay đổi mức lương tối thiểu vùng hoặc mức lương cơ sở do Nhà nước điều chỉnh.
3. Quy Trình Khấu Trừ Và Nộp Thuế TNCN Từ Lương
Sau khi trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc và giảm trừ gia cảnh (bản thân, người phụ thuộc), phần thu nhập còn lại mới được áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần để tính thuế TNCN tạm khấu trừ hàng tháng. Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ tại nguồn, kê khai và nộp số thuế đã khấu trừ theo kỳ kê khai thuế GTGT (tháng hoặc quý), đồng thời cấp chứng từ khấu trừ thuế khi người lao động yêu cầu để phục vụ quyết toán thuế cuối năm.
4. Hạch Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương
Về mặt hạch toán, chi phí lương và các khoản trích theo lương phần doanh nghiệp chịu được ghi nhận vào tài khoản chi phí tương ứng (TK 622, 627, 641, 642 tùy bộ phận), đối ứng với TK 334 (phải trả người lao động) và TK 338 (phải trả, phải nộp khác) cho phần bảo hiểm. Phần bảo hiểm người lao động tự chịu được khấu trừ trực tiếp vào TK 334 khi chi trả lương. Kế toán cần đối chiếu định kỳ giữa bảng lương, bảng chấm công và chứng từ nộp bảo hiểm thực tế để đảm bảo số liệu khớp nhau.
5. Những Rủi Ro Thường Gặp Cần Lưu Ý
Rủi ro phổ biến gồm: đóng BHXH không đúng mức lương thực trả (thường thấp hơn thực tế) dẫn đến bị truy thu và phạt khi thanh tra; chậm nộp hồ sơ tăng giảm lao động khiến quyền lợi bảo hiểm của nhân viên bị gián đoạn; và không lưu trữ đầy đủ hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng làm căn cứ xác định mức lương đóng bảo hiểm. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ 6 tháng một lần để phát hiện sớm sai lệch.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc đóng BHXH cho lao động thử việc không?
Lao động thử việc nếu ký hợp đồng lao động thử việc riêng (không phải hợp đồng chính thức từ 1 tháng trở lên) thì không thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH. Tuy nhiên nếu nội dung thử việc được ghi trong hợp đồng lao động chính thức, người lao động vẫn phải tham gia BHXH ngay từ ngày đầu.
Phụ cấp nào không phải tính đóng BHXH?
Các khoản như tiền ăn giữa ca, tiền thưởng sáng kiến, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở, trông giữ trẻ nếu ghi riêng thành mục trong hợp đồng lao động và không gắn với kết quả công việc thường không tính vào căn cứ đóng BHXH.
Sai sót trong bảng lương phát hiện muộn thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh, truy thu hoặc hoàn trả phần chênh lệch cho người lao động, đồng thời điều chỉnh hồ sơ nộp BHXH và kê khai bổ sung thuế TNCN nếu số thuế đã khấu trừ bị sai lệch.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối vì ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách hoặc muốn giảm thiểu rủi ro, dịch vụ kế toán trọn gói của iGlobal sẽ giúp bạn an tâm vận hành.
👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
Bai viet Lien quan
Ban can tu van? Lien he iGlobal ngay!
Hotline: 0932 796 879
