Ký Cược, Ký Quỹ Trong Doanh Nghiệp 2026: Quy Định Và Cách Hạch Toán

Ký cược và ký quỹ là hai nghiệp vụ tài chính phổ biến trong hoạt động kinh doanh, từ thuê tài sản, tham gia đấu thầu đến bảo đảm thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Dù thường bị nhầm lẫn là một, hai khoản này có bản chất pháp lý và cách hạch toán khác nhau mà kế toán doanh nghiệp cần phân biệt rõ để tránh sai sót khi lập báo cáo tài chính.

1. Phân Biệt Ký Cược Và Ký Quỹ

Theo quy định của Bộ luật Dân sự và hướng dẫn kế toán hiện hành, ký cược là việc bên thuê giao cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc tài sản để bảo đảm việc trả lại tài sản thuê (thường áp dụng với tài sản là động sản như ô tô, máy móc, thiết bị thi công). Nếu hết hạn thuê mà tài sản được trả lại đúng cam kết, bên nhận ký cược phải hoàn trả lại tiền hoặc tài sản ký cược cho bên thuê, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Ký quỹ có phạm vi áp dụng rộng hơn: là việc bên có nghĩa vụ gửi một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá vào tài khoản phong tỏa tại một tổ chức tín dụng để bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ. Ký quỹ thường gặp trong đấu thầu (ký quỹ dự thầu, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng), hoạt động xuất nhập khẩu, kinh doanh có điều kiện (lữ hành, cho thuê lại lao động, dịch vụ việc làm) hoặc theo yêu cầu của đối tác.

Điểm khác biệt cốt lõi: ký cược gắn với hợp đồng thuê tài sản cụ thể và có thể hoàn trả bằng tài sản cùng loại; ký quỹ luôn bằng tiền (hoặc tài sản quy đổi) gửi qua tổ chức tín dụng và gắn với việc bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ pháp lý hoặc hợp đồng.

2. Hạch Toán Ký Cược, Ký Quỹ Theo Tài Khoản 244

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 1/1/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC), các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn và dài hạn vẫn được theo dõi tại Tài khoản 244 – Cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ. Doanh nghiệp cần mở sổ chi tiết theo từng đối tượng nhận ký cược, ký quỹ và theo từng khoản để dễ đối chiếu khi đến hạn thu hồi.

Khi xuất tiền hoặc tài sản đi ký cược, ký quỹ, kế toán ghi tăng Tài khoản 244, đối ứng giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc giá trị tài sản mang đi ký cược. Khi hợp đồng hoàn thành và bên nhận ký cược, ký quỹ hoàn trả lại, kế toán ghi giảm Tài khoản 244, đối ứng tăng tiền hoặc tài sản nhận về.

Trường hợp doanh nghiệp vi phạm hợp đồng dẫn đến bị trừ (phạt) vào khoản ký cược, ký quỹ, phần bị trừ được ghi nhận vào chi phí khác (Tài khoản 811) tương ứng với số tiền bị mất, đồng thời ghi giảm Tài khoản 244. Ngược lại, nếu đối tác vi phạm và doanh nghiệp được nhận thêm tiền bồi thường từ khoản ký cược của đối tác (trường hợp doanh nghiệp là bên nhận ký cược), phần chênh lệch được ghi vào thu nhập khác (Tài khoản 711).

3. Thời Hạn Và Phân Loại Ngắn Hạn, Dài Hạn

Việc phân loại ký cược, ký quỹ ngắn hạn hay dài hạn phụ thuộc vào thời hạn thu hồi dự kiến tính từ thời điểm lập báo cáo tài chính: nếu dự kiến thu hồi trong vòng 12 tháng tới, trình bày là tài sản ngắn hạn; nếu trên 12 tháng, trình bày là tài sản dài hạn. Doanh nghiệp cần rà soát định kỳ (ít nhất vào cuối mỗi năm tài chính) để phân loại lại đúng thời hạn còn lại, tránh trình bày sai lệch trên Báo cáo tình hình tài chính.

Một lưu ý quan trọng: khoản ký quỹ mở tại ngân hàng để bảo đảm vay vốn hoặc phát hành thư bảo lãnh (ký quỹ bảo lãnh) có thể bị ngân hàng tính lãi suất khác với tiền gửi thông thường, hoặc không được hưởng lãi nếu là điều kiện bắt buộc của hợp đồng tín dụng — doanh nghiệp cần đọc kỹ hợp đồng ký quỹ với ngân hàng để ghi nhận đúng phần lãi (nếu có) vào doanh thu tài chính.

4. Một Số Sai Sót Thường Gặp Khi Hạch Toán

Thực tế kiểm toán tại nhiều doanh nghiệp cho thấy một số lỗi phổ biến: (1) gộp chung ký cược, ký quỹ với tiền đặt cọc mua hàng (thực chất là khoản trả trước cho người bán, hạch toán ở Tài khoản 331/doanh nghiệp theo dõi phải trả, không phải Tài khoản 244); (2) không tách riêng theo đối tượng nhận ký quỹ nên khi quyết toán khó xác định khoản nào đã thu hồi, khoản nào còn treo; (3) quên đánh giá lại thời hạn còn lại để phân loại ngắn hạn/dài hạn khi lập báo cáo cuối năm; (4) không có hồ sơ, biên bản xác nhận khi bị trừ tiền ký cược do vi phạm hợp đồng, dẫn đến thiếu căn cứ khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu giải trình chi phí khác.

Để tránh những sai sót này, doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ hợp đồng gốc, biên lai nộp tiền ký quỹ, xác nhận của tổ chức tín dụng (đối với ký quỹ) và biên bản thanh lý hợp đồng thuê (đối với ký cược) làm căn cứ hạch toán và giải trình khi cần.

Câu Hỏi Thường Gặp

Ký cược, ký quỹ có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Bản thân khoản tiền ký cược, ký quỹ không phải là chi phí mà là một khoản tài sản (tiền doanh nghiệp vẫn còn quyền sở hữu, chỉ tạm thời bị phong tỏa hoặc giữ bởi bên thứ ba). Khoản này chỉ chuyển thành chi phí được trừ khi doanh nghiệp thực sự bị mất quyền nhận lại do vi phạm hợp đồng và có đầy đủ hồ sơ chứng minh.

Doanh nghiệp có phải trích lập dự phòng cho khoản ký cược, ký quỹ không?

Thông thường không cần trích lập dự phòng vì đây không phải là khoản phải thu thương mại thông thường. Tuy nhiên nếu có dấu hiệu rõ ràng về khả năng không thu hồi được (ví dụ bên nhận ký quỹ phá sản, mất khả năng thanh toán), doanh nghiệp cần đánh giá và có thể phải ghi nhận tổn thất tương ứng.

Ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng đấu thầu có được hoàn lại ngay sau khi trúng thầu không?

Không. Ký quỹ dự thầu thường được hoàn lại sau khi ký hợp đồng chính thức, nhưng doanh nghiệp trúng thầu thường phải chuyển sang ký quỹ (hoặc bảo lãnh) bảo đảm thực hiện hợp đồng với giá trị và thời hạn khác, kéo dài đến khi hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng.

Kết Luận

Ký cược, ký quỹ là nghiệp vụ không quá phức tạp về bản chất nhưng dễ bị hạch toán sai nếu kế toán không phân loại rõ đối tượng, thời hạn và mục đích của từng khoản. Việc theo dõi chi tiết theo Tài khoản 244, lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý và rà soát định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp trình bày báo cáo tài chính chính xác, tránh rủi ro khi kiểm toán hoặc thanh tra thuế.

👉 Liên hệ iGlobal để được tư vấn chi tiết về hạch toán kế toán doanh nghiệp – Hotline: 0932 796 879

Bài viết liên quan:

• Dịch vụ kế toán trọn gói 2026: Lợi ích, chi phí và cách chọn đúng
• Liên hệ tư vấn iGlobal
• Đội ngũ chuyên gia iGlobal