Hướng Dẫn Kê Khai Thuế GTGT Hàng Tháng/Quý 2026: Quy Trình Và Hạn Nộp

Kê khai thuế GTGT là nghĩa vụ định kỳ bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Việc kê khai đúng hạn, đúng mẫu giúp tránh bị phạt hành chính và rủi ro thanh tra thuế. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình kê khai thuế GTGT theo tháng và theo quý năm 2026, bao gồm mẫu tờ khai, hạn nộp và những lỗi cần tránh.

1. Doanh Nghiệp Kê Khai Thuế GTGT Theo Tháng Hay Theo Quý?

Theo quy định hiện hành tại Luật Quản lý thuế và Thông tư 80/2021/TT-BTC, doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo hai chu kỳ tùy theo quy mô doanh thu:

• Kê khai theo tháng: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu từ bán hàng hóa, dịch vụ từ 50 tỷ đồng/năm trở lên.
• Kê khai theo quý: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ đồng/năm hoặc doanh nghiệp mới thành lập (kê khai quý trong 2 năm đầu).

Cơ sở xác định chu kỳ kê khai dựa trên doanh thu năm dương lịch trước liền kề. Doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới bắt đầu hoạt động trong năm được kê khai theo quý cho đến khi đủ điều kiện chuyển sang kê khai tháng.

Một số trường hợp đặc biệt: doanh nghiệp đang kê khai theo tháng có thể chuyển sang kê khai theo quý nếu doanh thu năm liền trước xuống dưới 50 tỷ, nhưng phải gửi thông báo đến cơ quan thuế trước ngày 31/01 của năm tiếp theo.

2. Hồ Sơ Và Mẫu Tờ Khai Thuế GTGT

Hồ sơ kê khai thuế GTGT bao gồm:

• Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT (phương pháp khấu trừ) – áp dụng cho đa số doanh nghiệp.
• Tờ khai thuế GTGT mẫu 03/GTGT – dành cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT.
• Bảng kê hóa đơn bán ra (Phụ lục 01-1/GTGT) và bảng kê hóa đơn mua vào (Phụ lục 01-2/GTGT) – áp dụng cho kỳ kê khai còn phát sinh hóa đơn chưa kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

Lưu ý: Từ năm 2022 trở đi, với hóa đơn điện tử kết nối cổng thông tin thuế, nhiều doanh nghiệp không cần nộp bảng kê riêng vì dữ liệu đã được đồng bộ tự động. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra, đối chiếu trước khi nộp tờ khai.

3. Quy Trình Kê Khai Thuế GTGT Chi Tiết

Dưới đây là quy trình từng bước để kê khai thuế GTGT đúng quy định:

Bước 1: Tổng hợp dữ liệu hóa đơn
Tập hợp toàn bộ hóa đơn đầu vào (mua vào) và hóa đơn đầu ra (bán ra) trong kỳ kê khai. Đối chiếu với bảng kê trên phần mềm kế toán và cổng thuế điện tử eTax.

Bước 2: Xác định thuế GTGT đầu ra và đầu vào
Tính tổng thuế GTGT đầu ra từ các hóa đơn bán hàng. Tổng hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo điều kiện quy định (hóa đơn hợp lệ, thanh toán qua ngân hàng với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên).

Bước 3: Lập tờ khai trên phần mềm HTKK hoặc eTax
Nhập liệu vào phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) phiên bản mới nhất hoặc kê khai trực tiếp trên cổng eTax. Kiểm tra kỹ chỉ tiêu [25], [26], [27], [28] và số thuế phải nộp hoặc còn được khấu trừ chuyển kỳ sau.

Bước 4: Nộp tờ khai qua mạng
Đăng nhập eTax, tải tệp XML tờ khai lên hoặc điền trực tiếp trên hệ thống. Ký số bằng chữ ký số của doanh nghiệp và nộp trước hạn.

Bước 5: Nộp thuế (nếu có số thuế phải nộp)
Nộp thuế qua ngân hàng điện tử liên kết với cổng eTax hoặc nộp trực tiếp tại kho bạc nhà nước. Lưu biên lai xác nhận.

4. Hạn Nộp Thuế GTGT Và Mức Phạt Khi Chậm Nộp

Hạn nộp tờ khai và tiền thuế GTGT theo quy định:

• Kê khai theo tháng: Ngày 20 của tháng tiếp theo. Ví dụ: tháng 6/2026 → hạn 20/7/2026.
• Kê khai theo quý: Ngày 30 hoặc 31 của tháng đầu quý tiếp theo. Ví dụ: Quý 2/2026 (tháng 4-6) → hạn 30/7/2026 hoặc 31/7/2026.

Nếu ngày hạn nộp trùng vào ngày nghỉ, lễ thì được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp. Mức phạt khi nộp chậm:

• Chậm nộp tờ khai: Phạt từ 2 – 5 triệu đồng tùy số ngày chậm (theo Điều 13, Nghị định 125/2020).
• Chậm nộp tiền thuế: Phạt 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
• Nộp thiếu thuế: Phạt 20% số thuế thiếu (do khai sai không trốn thuế).

5. Những Lỗi Thường Gặp Khi Kê Khai Thuế GTGT

Kế toán viên cần lưu ý tránh các lỗi phổ biến sau:

• Khấu trừ thuế đầu vào không đủ điều kiện: Hóa đơn thanh toán tiền mặt trên 20 triệu đồng, hóa đơn của nhà cung cấp đã bị khóa mã số thuế.
• Bỏ sót hóa đơn bán ra: Đặc biệt là hóa đơn điện tử phát hành cuối tháng chưa được cập nhật kịp thời.
• Kê khai sai kỳ tính thuế: Nhầm lẫn giữa thời điểm lập hóa đơn và thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Không kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Bỏ qua hóa đơn điều chỉnh làm sai lệch số liệu.
• Không đối chiếu với cổng thuế trước khi nộp: Số liệu trên tờ khai không khớp với dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế.

Câu Hỏi Thường Gặp

Doanh nghiệp mới thành lập kê khai thuế GTGT như thế nào?

Doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu năm trước để xác định chu kỳ kê khai, do đó mặc định kê khai thuế GTGT theo quý trong 2 năm đầu hoạt động. Từ năm thứ 3, căn cứ doanh thu thực tế năm liền trước để xác định chu kỳ (tháng hoặc quý). Doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp) trong hồ sơ thành lập hoặc trong vòng 10 ngày đầu tiên hoạt động.

Thuế GTGT đầu vào tồn kỳ trước được chuyển sang kỳ sau không?

Có. Số thuế GTGT đầu vào còn lại (chưa khấu trừ hết) của kỳ trước được chuyển sang kỳ tiếp theo để khấu trừ, không bị mất. Trường hợp lũy kế số thuế GTGT còn lại từ 300 triệu đồng trở lên và phát sinh liên tục trong 12 tháng (hoặc 4 quý) thì doanh nghiệp có thể đề nghị hoàn thuế. Kế toán cần theo dõi chặt chỉ tiêu [43] trên tờ khai mẫu 01/GTGT.

Có thể kê khai bổ sung tờ khai thuế GTGT đã nộp không?

Được. Doanh nghiệp có thể kê khai bổ sung tờ khai đã nộp khi phát hiện sai sót, bằng cách lập tờ khai bổ sung trên phần mềm HTKK/eTax với trạng thái “Bổ sung lần 1/2/…”. Nếu khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp thì phải nộp đủ tiền thuế và tiền phạt chậm nộp 0,03%/ngày. Không bị phạt khai sai nếu tự phát hiện và khai bổ sung trước khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Kết Luận

Kê khai thuế GTGT đúng hạn, đúng quy trình là nền tảng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế và tránh rủi ro bị phạt. Doanh nghiệp cần nắm rõ chu kỳ kê khai, hạn nộp và thường xuyên đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử với hệ thống cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ kê khai, quyết toán thuế hoặc rà soát lại hồ sơ thuế, đội ngũ iGlobal luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp.

👉 Liên hệ iGlobal – Hotline: 0932 796 879

Bài viết liên quan:

• Dịch vụ kế toán trọn gói 2026: lợi ích và chi phí
• Công ty nào cần phải kiểm toán?
• Quy trình kiểm toán chi tiết