Kế Toán Tiền Lương Và BHXH 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) là một trong những phần hành dễ sai sót nhất trong doanh nghiệp, vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi người lao động và nghĩa vụ với cơ quan bảo hiểm xã hội. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình hạch toán tiền lương, cách tính các khoản trích theo lương năm 2026 và những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi thanh tra.
1. Các Khoản Trích Theo Lương Năm 2026
Theo quy định hiện hành, tổng mức trích các khoản bảo hiểm trên quỹ lương tham gia bảo hiểm là 32%, được phân chia như sau: Bảo hiểm xã hội (BHXH) 25,5% (doanh nghiệp đóng 17,5%, người lao động đóng 8%), Bảo hiểm y tế (BHYT) 4,5% (doanh nghiệp đóng 3%, người lao động đóng 1,5%), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 2% (doanh nghiệp đóng 1%, người lao động đóng 1%). Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải trích kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% trên quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH, khoản này do doanh nghiệp chi trả toàn bộ.
Như vậy, tổng mức doanh nghiệp phải đóng là 23,5% trên quỹ lương (bao gồm BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ), còn người lao động bị trừ vào lương 10,5%.
2. Cách Tính Lương Và Các Khoản Trích Cụ Thể
Lương tham gia bảo hiểm xã hội không nhất thiết bằng lương thực tế trả cho người lao động, mà là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác ghi trong hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật về BHXH. Ví dụ, một người lao động có mức lương đóng BHXH là 15.000.000 đồng/tháng, các khoản trích sẽ được tính như sau:
– Doanh nghiệp đóng: 15.000.000 x 23,5% = 3.525.000 đồng
– Người lao động bị trừ: 15.000.000 x 10,5% = 1.575.000 đồng
Khoản 3.525.000 đồng được doanh nghiệp tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn khoản 1.575.000 đồng được trừ trực tiếp vào lương thực nhận của người lao động trước khi chi trả.
3. Hạch Toán Kế Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương
Khi tính lương phải trả cho người lao động, kế toán ghi nhận vào các tài khoản chi phí tương ứng với bộ phận sử dụng lao động (TK 622, 627, 641, 642) đối ứng với TK 334 – Phải trả người lao động. Khi trích các khoản bảo hiểm theo lương, phần doanh nghiệp chịu được tính vào chi phí (TK 622, 627, 641, 642), phần người lao động chịu được trừ vào TK 334, cả hai phần đều được ghi nhận vào TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết 3383 – BHXH, 3384 – BHYT, 3386 – BHTN, 3382 – KPCĐ).
Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan BHXH, kế toán ghi giảm TK 338 đối ứng với TK 111, 112. Khi chi trả lương thực tế cho người lao động (đã trừ các khoản bảo hiểm và thuế TNCN nếu có), kế toán ghi giảm TK 334 đối ứng với TK 111, 112.
4. Thuế Thu Nhập Cá Nhân Trên Tiền Lương
Ngoài các khoản bảo hiểm, doanh nghiệp còn có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trước khi trả lương cho người lao động nếu thu nhập tính thuế của họ vượt mức giảm trừ gia cảnh. Thu nhập tính thuế TNCN được xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế trừ đi các khoản bảo hiểm bắt buộc và giảm trừ gia cảnh theo quy định. Doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế TNCN đã khấu trừ theo tháng hoặc quý tùy theo quy mô doanh nghiệp.
5. Những Lưu Ý Quan Trọng Để Tránh Rủi Ro Khi Thanh Tra
Một số sai sót phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp trong kế toán tiền lương bao gồm: không khớp số liệu giữa bảng lương, hợp đồng lao động và hồ sơ tham gia BHXH; chi lương không đúng với mức ghi trong hợp đồng lao động dẫn đến chi phí tiền lương bị loại khi tính thuế TNDN; chậm nộp hồ sơ tăng giảm lao động tham gia BHXH gây ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhất quán giữa hồ sơ nhân sự, bảng lương, chứng từ thanh toán và hồ sơ bảo hiểm xã hội để hạn chế rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra.
Câu Hỏi Thường Gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc phải tham gia BHXH cho tất cả người lao động không?
Có. Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Doanh nghiệp không đóng hoặc đóng không đầy đủ sẽ bị xử phạt và phải truy đóng kèm tiền chậm đóng.
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH có khác với lương thực tế trả không?
Có thể khác. Lương đóng BHXH là mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung ghi trong hợp đồng lao động theo quy định, trong khi lương thực tế trả có thể bao gồm thêm các khoản thưởng, phụ cấp không tính đóng BHXH theo luật.
Chi phí tiền lương có bị loại khi tính thuế TNDN không?
Chi phí tiền lương sẽ bị loại khi tính thuế TNDN nếu không được ghi trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế lương của doanh nghiệp, hoặc không có đầy đủ chứng từ thanh toán hợp lệ.
Kết Luận
Kế toán tiền lương và BHXH đòi hỏi sự chính xác cao và cập nhật liên tục theo quy định pháp luật, vì sai sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động cũng như chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp có kinh nghiệm xử lý tiền lương và bảo hiểm xã hội.
👉 Liên hệ iGlobal để được tư vấn chi tiết – Hotline: 0932 796 879
Bài viết liên quan:
Bai viet Lien quan
Ban can tu van? Lien he iGlobal ngay!
Hotline: 0932 796 879
