Dự Phòng Nợ Phải Thu Khó Đòi 2026: Cách Trích Lập Đúng Luật

Nợ phải thu khó đòi là vấn đề mà hầu hết doanh nghiệp đều gặp phải trong quá trình kinh doanh, đặc biệt khi bán hàng trả chậm hoặc hợp tác với nhiều khách hàng. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không đúng quy định có thể khiến khoản chi phí này bị loại khi tính thuế TNDN, gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách trích lập dự phòng đúng luật năm 2026.

1. Nợ Phải Thu Khó Đòi Là Gì?

Nợ phải thu khó đòi là các khoản phải thu đã quá thời hạn thanh toán theo hợp đồng, cam kết, thỏa thuận hoặc đã quá hạn thanh toán theo hóa đơn mà doanh nghiệp đã đôn đốc nhưng chưa thu được, hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng đã rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán như phá sản, giải thể, đang bị truy tố, xét xử hoặc đã chết, mất tích. Việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ này giúp doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị thực của tài sản trên báo cáo tài chính và được ghi nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu tuân thủ đúng quy định.

2. Điều Kiện Để Được Trích Lập Dự Phòng

Để khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ chứng minh sau: hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có), đối chiếu công nợ hoặc xác nhận công nợ giữa hai bên, và các chứng từ khác có liên quan như biên bản đòi nợ, thư đòi nợ, công văn đôn đốc thanh toán đã gửi cho khách hàng. Nếu thiếu chứng từ chứng minh, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận khoản dự phòng này là chi phí hợp lý.

3. Mức Trích Lập Dự Phòng Theo Thời Gian Quá Hạn

Mức trích lập dự phòng được xác định dựa trên thời gian quá hạn thanh toán của khoản nợ, cụ thể như sau:

– Thời gian quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm: trích lập 30% giá trị khoản nợ phải thu quá hạn
– Thời gian quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm: trích lập 50% giá trị khoản nợ phải thu quá hạn
– Thời gian quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm: trích lập 70% giá trị khoản nợ phải thu quá hạn
– Thời gian quá hạn từ 3 năm trở lên: trích lập 100% giá trị khoản nợ phải thu quá hạn

Ví dụ, doanh nghiệp có khoản nợ phải thu 500.000.000 đồng đã quá hạn thanh toán 14 tháng, mức trích lập dự phòng sẽ là: 500.000.000 x 50% = 250.000.000 đồng. Khoản này được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.

4. Hạch Toán Trích Lập Và Hoàn Nhập Dự Phòng

Khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) đối ứng với tăng dự phòng phải thu khó đòi (TK 2293). Vào cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản nợ phải thu khó đòi: nếu số dự phòng cần trích lập kỳ này lớn hơn số dư dự phòng đang có, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch; nếu số dự phòng cần trích lập nhỏ hơn số dư hiện có, kế toán phải hoàn nhập phần chênh lệch, ghi giảm chi phí và giảm dự phòng. Khi khoản nợ được xác định là không thể thu hồi và đã xử lý xóa nợ, doanh nghiệp ghi giảm dự phòng đã trích lập tương ứng.

5. Những Lưu Ý Khi Trích Lập Dự Phòng Để Tránh Bị Loại Chi Phí

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh bị cơ quan thuế loại chi phí dự phòng khi thanh tra: không trích lập dự phòng cho các khoản nợ chưa có đầy đủ chứng từ hợp pháp; không trích lập vượt mức quy định theo thời gian quá hạn; phải thực hiện trích lập và hoàn nhập dự phòng vào đúng thời điểm lập báo cáo tài chính (thường là cuối năm tài chính); đồng thời phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ đối chiếu công nợ, biên bản đòi nợ để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Câu Hỏi Thường Gặp

Dự phòng nợ phải thu khó đòi có được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?

Có, nhưng chỉ khi doanh nghiệp trích lập đúng mức quy định theo thời gian quá hạn và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản nợ theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Nếu không trích lập dự phòng mà khoản nợ trở thành không thu hồi được thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp vẫn có thể xử lý xóa nợ và ghi nhận vào chi phí nếu có đầy đủ hồ sơ chứng minh nợ không thể thu hồi (như quyết định của tòa án, thông báo phá sản, giải thể của khách hàng) theo quy định về xử lý tổn thất tài sản.

Thời điểm trích lập dự phòng là khi nào?

Doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm, dựa trên tuổi nợ và tình trạng thu hồi thực tế của từng khoản nợ phải thu tại thời điểm đó.

Kết Luận

Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác tình hình tài chính mà còn là cách hợp pháp để giảm nghĩa vụ thuế TNDN. Vì quy định về hồ sơ, chứng từ và mức trích lập khá chặt chẽ, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ đơn vị kế toán, kiểm toán chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng luật và tránh rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra thuế.

👉 Liên hệ iGlobal để được tư vấn chi tiết – Hotline: 0932 796 879

Bài viết liên quan:

• Quy trình kiểm toán
• Công ty nào cần phải kiểm toán
• Dịch vụ kế toán trọn gói