Chi Phí Không Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2026: 23 Khoản Cần Biết

Đội ngũ chuyên gia iGlobal · Cập nhật lần cuối: Tháng 8/2026

Có 23 khoản chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2026, được quy định tại Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và hướng dẫn chi tiết tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/10/2025. Đây là nhóm chi phí doanh nghiệp đã thực chi nhưng không được cộng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, khiến số thuế phải nộp tăng lên nếu kế toán hạch toán sai. Bài viết này liệt kê đầy đủ, có căn cứ pháp lý và ví dụ cụ thể để kế toán, giám đốc doanh nghiệp — đặc biệt là doanh nghiệp FDI — tránh sai sót khi quyết toán thuế TNDN cuối năm. Xem thêm nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp mới thành lập 2026 nếu công ty bạn vừa đi vào hoạt động.

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là gì?

Chi phí không được trừ là khoản chi doanh nghiệp đã thực tế phát sinh và hạch toán vào chi phí kế toán, nhưng không được pháp luật thuế công nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Khi quyết toán, kế toán phải cộng ngược các khoản này vào lợi nhuận trước thuế trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN, chỉ tiêu B4), làm tăng thu nhập chịu thuế và số thuế TNDN phải nộp thực tế — dù dòng tiền đã chi ra khỏi doanh nghiệp.

Về bản chất, đây là sự khác biệt giữa chi phí kế toán (ghi nhận theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam) và chi phí được trừ về thuế (ghi nhận theo Luật Thuế TNDN). Doanh nghiệp vẫn hạch toán đúng chuẩn mực kế toán, nhưng khi lập tờ khai quyết toán thuế phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế tương ứng với các khoản chi phí không được trừ này.

Điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ?

Một khoản chi được trừ khi đáp ứng đồng thời 3 điều kiện theo Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025: (1) chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; (2) có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; (3) khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào trong 3 điều kiện trên, toàn bộ khoản chi đó — dù không nằm trong danh mục 23 khoản liệt kê bên dưới — vẫn bị loại khỏi chi phí được trừ. Đây là lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập, bị truy thu thuế khi thanh tra: hóa đơn hợp lệ nhưng thiếu chứng từ chuyển khoản, hoặc chi phí không gắn với hoạt động kinh doanh thực tế của công ty.

Danh sách 23 khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026 gồm những gì?

23 khoản chi không được trừ chia thành 5 nhóm chính: chi thiếu chứng từ hợp pháp, chi vượt định mức khống chế, các khoản tiền phạt và bồi thường, lãi vay không hợp lệ, và các khoản thuế/phí không được tính vào chi phí. Dưới đây là bảng tổng hợp các khoản phổ biến nhất mà doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp nội địa tại TP.HCM thường gặp:

Nhóm	Khoản chi không được trừ
Chứng từ	Chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; hóa đơn từ 20 triệu đồng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Tiền phạt	Phạt vi phạm hành chính (giao thông, thuế, hóa đơn, phòng cháy chữa cháy…), tiền chậm nộp thuế, tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng có tính chất phạt vi phạm
Tiền lương	Lương chủ DNTN, chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ; lương không ghi cụ thể điều kiện hưởng, mức hưởng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính
Lãi vay	Lãi vay tương ứng vốn điều lệ chưa góp đủ; phần lãi vay của tổ chức, cá nhân không phải TCTD vượt 150% lãi suất cơ bản NHNN; lãi vay đã vốn hóa vào tài sản
Khấu hao	Khấu hao TSCĐ không thuộc quyền sở hữu (trừ thuê tài chính), không phục vụ SXKD, khấu hao vượt mức quy định tại Thông tư về chế độ quản lý TSCĐ
Trang phục, phúc lợi	Chi trang phục bằng tiền vượt 5 triệu đồng/người/năm; chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt 1 tháng lương bình quân thực tế
Dự phòng	Trích lập các khoản dự phòng (nợ phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho, bảo hành…) không đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính
Tài trợ, ủng hộ	Chi tài trợ không đúng đối tượng (giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai, nhà tình nghĩa, nghiên cứu khoa học) hoặc thiếu hồ sơ theo quy định
Thuế, phí	Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ; thuế TNDN; thuế TNCN nộp thay (trừ trường hợp hợp đồng thỏa thuận trả lương net cho lao động nước ngoài)
Chi phí quản lý	Phí quản lý kinh doanh do công ty mẹ ở nước ngoài phân bổ cho công ty con tại Việt Nam vượt mức phân bổ theo quy định của Chính phủ

Đây là các nhóm phổ biến nhất trong 23 khoản; danh sách chi tiết đầy đủ được quy định tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc hoặc nhờ đơn vị kiểm toán rà soát trước khi quyết toán.

Vì sao chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp bị loại?

Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp bị loại vì cơ quan thuế không có căn cứ xác minh khoản chi có thực sự phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay không. Đây là nguyên nhân bị loại chi phí phổ biến nhất trong thực tế thanh tra thuế tại TP.HCM, đặc biệt với các khoản chi tiếp khách, mua hàng của cá nhân không kinh doanh, hoặc hóa đơn từ nhà cung cấp đã ngừng hoạt động, bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh (hóa đơn của doanh nghiệp “ma”).

Theo Cục Thuế TP.HCM, doanh nghiệp cần lưu ý: hóa đơn hợp pháp phải được lập đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, không thuộc danh sách doanh nghiệp rủi ro cao mà cơ quan thuế công bố. Trường hợp phát hiện nhà cung cấp có hóa đơn không hợp pháp sau khi đã kê khai, doanh nghiệp cần chủ động điều chỉnh, loại chi phí và kê khai bổ sung để tránh bị xử phạt nặng hơn khi bị thanh tra.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng thế nào?

Mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng mới được tính vào chi phí được trừ. “Từng lần” được hiểu là từng hóa đơn, không phải tổng giá trị nhiều hóa đơn cùng nhà cung cấp trong kỳ — tuy nhiên nếu mua hàng nhiều lần trong ngày của cùng một người bán mà tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, vẫn phải có chứng từ không dùng tiền mặt.

Ví dụ cụ thể: Công ty A mua văn phòng phẩm từ Công ty B trị giá 25 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt. Khi quyết toán thuế TNDN, khoản chi 25 triệu đồng này bị loại hoàn toàn khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế thêm 25 triệu đồng — tương ứng số thuế TNDN phải nộp thêm 5 triệu đồng (với thuế suất phổ thông 20%). Đây là rủi ro rất dễ mắc phải với doanh nghiệp nhỏ chưa có quy trình kiểm soát thanh toán chặt chẽ.

Lãi vay nào không được tính vào chi phí được trừ?

Hai loại lãi vay bị loại phổ biến nhất là lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ chưa góp đủ, và phần lãi vay vượt 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố đối với khoản vay từ cá nhân, tổ chức không phải tổ chức tín dụng. Đây là quy định đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp FDI thường vay vốn từ công ty mẹ ở nước ngoài trong giai đoạn đầu tư ban đầu.

Ví dụ: Doanh nghiệp FDI đăng ký vốn điều lệ 10 tỷ đồng nhưng mới góp 6 tỷ đồng theo tiến độ, phần còn thiếu 4 tỷ đồng nếu doanh nghiệp đi vay để bổ sung vốn lưu động thì toàn bộ lãi vay tương ứng với 4 tỷ đồng thiếu hụt này không được tính vào chi phí được trừ, cho đến khi góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký. Ngoài ra, từ năm 2019 quy định khống chế chi phí lãi vay theo tỷ lệ trên EBITDA (theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP về giao dịch liên kết) cũng áp dụng riêng và song song với quy định này đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết. Doanh nghiệp có khoản vay ngân hàng nên tham khảo thêm cách hạch toán khoản vay ngân hàng ngắn hạn và dài hạn 2026 để phân biệt lãi vay được trừ và không được trừ khi ghi sổ.

Doanh nghiệp cần làm gì để phòng tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN?

Doanh nghiệp nên rà soát chi phí theo 3 điều kiện được trừ ngay từ khâu hạch toán hàng tháng, thay vì đợi đến cuối năm quyết toán mới kiểm tra lại. Quy trình kiểm soát khuyến nghị gồm:

1. Kiểm tra hóa đơn đầu vào ngay khi nhận, đối chiếu thông tin người bán trên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để loại trừ rủi ro hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn.
2. Thiết lập ngưỡng cảnh báo 20 triệu đồng trong phần mềm kế toán để tự động nhắc chuyển khoản thay vì thanh toán tiền mặt.
3. Ghi rõ điều kiện, mức hưởng lương thưởng trong hợp đồng lao động và quy chế lương thưởng nội bộ, tránh chi thưởng không có căn cứ bằng văn bản.
4. Theo dõi tiến độ góp vốn điều lệ so với cam kết trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp FDI có khoản vay từ công ty mẹ.
5. Thuê kiểm toán soát xét chi phí không được trừ trước khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN, đặc biệt với doanh nghiệp có doanh thu lớn hoặc nhiều giao dịch liên kết.

Việc chủ động rà soát không chỉ giúp tránh bị truy thu và phạt khi thanh tra, mà còn giúp doanh nghiệp dự trù chính xác số thuế TNDN thực nộp, tránh bị động về dòng tiền cuối năm tài chính.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là gì?

Là khoản chi doanh nghiệp đã thực tế phát sinh và hạch toán vào chi phí kế toán, nhưng không được công nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Có 23 khoản thuộc danh mục này. Khi quyết toán, kế toán phải cộng ngược khoản chi này vào thu nhập chịu thuế, làm tăng số thuế TNDN phải nộp thực tế dù dòng tiền đã chi ra khỏi doanh nghiệp.

Ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bao nhiêu?

Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) thì mới được tính vào chi phí được trừ. Nếu thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, toàn bộ khoản chi đó bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, kể cả khi hóa đơn hoàn toàn hợp lệ.

Lãi vay nào không được tính vào chi phí được trừ?

Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn, và phần lãi vay vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố đối với khoản vay từ tổ chức, cá nhân không phải tổ chức tín dụng. Lãi vay đã được vốn hóa vào giá trị tài sản đầu tư cũng không được tính trực tiếp vào chi phí trong kỳ mà phải phân bổ dần qua khấu hao.

Chi trang phục cho nhân viên bị khống chế mức bao nhiêu?

Chi trang phục bằng tiền mặt cho người lao động không được vượt quá 5 triệu đồng/người/năm, phần vượt mức bị loại khỏi chi phí được trừ. Nếu chi bằng hiện vật (đồng phục, giày dép) thì không bị khống chế mức, miễn có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Trường hợp chi kết hợp cả tiền và hiện vật, mức khống chế 5 triệu đồng chỉ áp dụng riêng cho phần chi bằng tiền.

Tiền lương chủ doanh nghiệp tư nhân có được trừ không?

Không. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, vì về bản chất thu nhập của doanh nghiệp và chủ sở hữu là một — lợi nhuận sau thuế TNDN chính là thu nhập của chủ doanh nghiệp, không được trừ thêm dưới danh nghĩa tiền lương.

Doanh nghiệp bị xử lý thế nào nếu hạch toán sai chi phí không được trừ?

Nếu bị cơ quan thuế phát hiện khi thanh tra, doanh nghiệp bị truy thu số thuế TNDN thiếu, cộng tiền chậm nộp 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu khai sai dẫn đến thiếu thuế, còn bị phạt 20% trên số thuế khai thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP; nếu có dấu hiệu trốn thuế (hóa đơn khống, chứng từ không hợp pháp), mức phạt có thể từ 1 đến 3 lần số thuế trốn. Tham khảo thêm chi tiết về mức phạt chậm nộp thuế TNDN 2026 và cách tránh.